Liquiditätsplanung optimieren für KMUs – Sichern Sie Ihren Erfolg!

06. September 2023

Liquidität

Liquiditätsplanung optimieren für KMUs

Inhaltsübersicht

    Inhaltsübersicht

      Die sorgfältige und regelmäßige Planung der Liquidität ist für viele KMUs der Schlüssel für ihren unternehmerischen Erfolg. Die Planung der Liquidität hilft Unternehmen dabei, Engpässe rechtzeitig zu erkennen und finanzielle Mittel zu steuern. Um die Liquiditätsplanung für KMUs zu optimieren, ist ein genauer Blick auf deren Grundsätze und Kriterien genauso wichtig, wie eine gut angelegte Umsetzung.

      Liquidität und Liquiditätsplanung – Worum geht es?

      Die zentrale Voraussetzung dafür, den Betrieb eines Unternehmens aufrecht zu erhalten, ist Liquidität. Der Begriff Liquidität bezeichnet die Ausstattung mit Zahlungsmitteln, die für die Erfüllung von Zahlungsverpflichtungen bereitsteht. Der Betrieb ist liquide, wenn er über die Fähigkeit und Bereitschaft verfügt, seinen bestehenden Zahlungsverpflichtungen in Höhe der Forderungsbeträge und innerhalb bestehender Fristen nachzukommen. Die Sicherung der Liquidität hat in einem Unternehmen die Aufgabe, das erforderliche Kapital bereitzustellen. Somit ist die Sicherung der Zahlungsfähigkeit eine existenzielle Aufgabe innerhalb eines Unternehmens, die eine sorgfältige Liquiditätsplanung voraussetzt.

      Bedeutung der Liquiditätsplanung

      • Für das Unternehmen:
        Mit der Liquiditätsplanung erlangen Unternehmen die Kontrolle über ihre Liquidität und können rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um Zahlungsunfähigkeit zu vermeiden.
      • Für Kreditgeber:
        Kreditgeber profitieren von einer optimierten Liquiditätsplanung, die ihnen Gewährleistung dafür liefert, dass das Unternehmen seine Liquidität überwacht und sichert. So dient Kreditgebern die Liquiditätsplanung als eine neben weiteren Grundlagen für ihre Kreditentscheidungen.

       

      Die Liquiditätsplanung kann das Risiko von Liquiditätsengpässen nicht ausschließen. Wenn KMUs ihre Liquiditätsplanung optimieren, zeigt diese allerdings rechtzeitig an, wo Potenziale für Risiken liegen, damit Unternehmen gegensteuern und Maßnahmen zur Korrektur vornehmen können.

      Welche Einflüsse wirken auf die Liquidität?

      Die Liquidität eines Unternehmens wird durch zahlreiche Kriterien bestimmt, die bei der Liquiditätsplanung zu berücksichtigen sind. Dazu zählen zum Beispiel:

      • Höhe der Außenstände
      • Debitorenmanagement
      • Zahlungsziele
      • Nutzung von Rabatten und Skonto
      • Bindung von Kapital durch Lagerhaltung
      • Bindung von Kapital in Anlagen und Gebäuden
      • Ausstattung mit Lieferantenkrediten
      • und viele mehr

      Warum ist es wichtig, dass KMUs ihre Liquiditätsplanung optimieren?

      Jeder Betrieb unterliegt zahlreichen Zahlungsverpflichtungen für Ausgaben unterschiedlicher Art, die für die Aufrechterhaltung seiner wirtschaftlichen Handlungsfähigkeit notwendig sind. Um diese abzusichern, muss die Liquidität auch langfristig sichergestellt sein. Dafür sind Einnahmen, Ausgaben und Gewinn in einem wirtschaftlich gesunden Verhältnis zueinander zu stellen. Können Zahlungsverpflichtungen nicht erfüllt werden, gerät der Betrieb sehr schnell in eine Schieflage, die weitere Probleme nach sich zieht. Daher müssen Unternehmen nicht nur laufend über ihre finanzielle Lage informiert sein, sondern insbesondere auch vorausschauend planen können. Die Liquiditätsplanung schafft somit eine Grundlage, auf der Investitionen geplant werden können und im Bedarfsfall Handlungsbedarf signalisiert wird, um die wirtschaftliche Ausgeglichenheit wiederherzustellen.

      Wann ist eine Liquiditätsplanung unbedingt erforderlich?

      Das ausgewogene Verhältnis zwischen Einnahmen, Ausgaben und Gewinn gerät insbesondere unter den folgenden Voraussetzungen in eine finanziell herausfordernde Lage:

      Wirtschaftliche Krise

      Zeichnet sich in einem Wirtschaftsraum eine allgemeine Wirtschaftskrise ab, sind alle Unternehmen gleichermaßen bedroht. Gerade für diese Zeiten müssen sich Unternehmen besonders stark rüsten. In Wirtschaftskrisen ergibt sich die zwingende Notwendigkeit für KMUs, ihre Liquiditätsplanung zu optimieren.

      Veränderungen im Unternehmen

      Unternehmen sind dynamische Einheiten, die fortlaufend Veränderungen unterliegen. Die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter gehört ebenso wie die Entwicklung neuer Produkte, die Bedienung neuer Märkte oder die Veränderung von Marketingstrategien zu Veränderungen, die innerhalb eines Betriebs Einfluss nehmen auf andere Betriebsbereiche. Mit der Veränderung gehen Verschiebungen des Gleichgewichts einher, die genau dargestellt werden müssen. Daher erfordern gerade betriebliche Veränderungen die Notwendigkeit für KMUs, ihre Liquiditätsplanung zu optimieren, um Auswirkungen auf die Liquidität frühzeitig darzustellen.

      Wachstum

      Unternehmen, die stark anwachsen, stehen in der Gefahr, an Liquidität einzubüßen. Denn der Wachstumsprozess erfordert Investitionen, die im Voraus geleistet werden müssen. Mit dem Wachstum geht zum Beispiel das Erfordernis einher, zusätzliche Mitarbeiter anzustellen. Ebenso müssen im gegebenen Fall weitere Kapazitäten für die Produktion oder das Lager bereitgestellt, sowie zusätzliche Materialien oder Waren angeschafft werden. Der Ertrag aus der Wachstumsphase erfolgt in der Regel erst nach Ablauf einer längeren Zeitspanne von Vorleistung und Investition, während der die Liquidität trotz zusätzlicher Belastungen gesichert werden muss. Um während der belastenden Zeitspanne von der Entwicklung bis hin zum Zahlungseingang von Erträgen die Zahlungsunfähigkeit zu vermeiden, müssen stark wachsende KMUs zwingend ihre Liquiditätsplanung optimieren.

      Zeichnet sich eines oder mehrere der genannten Szenarien in einem Unternehmen ab, ist der Liquiditätsplanung besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

      Kennzeichen der Liquiditätsplanung für KMUs

      • Geldbewegungen sichtbar machen
        Zentrale Aufgabe der Liquiditätsplanung ist die Darstellung der finanziellen Mittel, die dem Unternehmen zufließen oder abfließen.
      • Kapitalbedarf des Unternehmens benennen
        Eine weitere Kernaufgabe der Liquiditätsplanung ist die Bezifferung des Kapitalbedarfs, der notwendig ist, um innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens in der Zukunft den Betrieb aufrecht zu erhalten und handlungsfähig zu bleiben.
      • Insolvenzvermeidung
        Da die Zahlungsunfähigkeit innerhalb von kurzer Zeit in die Insolvenz führen kann, zeigt die Liquiditätsplanung dem Unternehmen das Risiko hierfür rechtzeitig auf.
      • Rechtzeitig Maßnahmen ergreifen
        Die Liquiditätsplanung gibt dem Unternehmen vorzeitig zu erkennen, ob es zu Liquiditätsengpässen kommen wird. Damit stellt die Planung dem Unternehmen die zentralen Informationen zur Verfügung, um rechtzeitig Maßnahmen zur Stabilisierung der Liquidität zu ergreifen, wie zum Beispiel die Aufnahme eines kurzfristigen Darlehens oder den Verkauf von Warenbestand oder Anlagevermögen.
      • Liquiditätsrisiken minimieren
        Die Liquiditätsplanung liefert eine zielsichere Analyse über die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens, die Risiken offenlegt. Damit erhält das Unternehmen die Möglichkeit, Ursachen bisher unerkannter Risiken zu ermitteln und diese langfristig zu korrigieren.
      • Geschäftsbeziehungen pflegen
        Mit der Liquiditätsplanung bieten Unternehmen gegenüber ihren Kreditgebern eine solide Grundlage bei Kreditverhandlungen. Bei der Unternehmensgründung ist der Liquiditätsplan Teil des Businessplans.

      Worauf sollten KMUs bei ihrer Liquiditätsplanung achten?

      Um die Liquiditätsplanung zu optimieren, können KMUs auf verschiedene Kriterien eingehen.

      • Definition der Ausgangslage
        Grundlage für eine solide Liquiditätsplanung sind die finanziellen Daten aus vorangegangenen Zeiträumen. Mit Blick auf eine solide Finanzplanung sollte daher die Buchhaltung aktuell gehalten werden. Um eine belastbare Buchhaltung zu organisieren, sollten KMUs auf professionelle Buchhaltungsprogramme zurückgreifen, die eine Cloud-basierte Plattform bereitstellen, wie zum Beispiel die Buchungssoftware von Billomat.
      • Realität nüchtern darstellen
        Die Liquiditätsplanung sollte unbedingt alle Zahlen sehr genau erfassen und ohne Rücksicht auf ein gewünschtes Ergebnis die tatsächlich zu erwartende Liquidität abbilden. Ist im Zuge der Liquiditätsplanung ein Risiko zu erkennen, ist dieses ungeschönt zu benennen. Nur eine nahe an der Realität durchgeführte Liquiditätsplanung erfüllt ihren Zweck, auch wenn sie das Unternehmen mit unerfreulichen Tatsachen konfrontiert.
      • Sinnvollen Planungszeitraum festlegen
        Im Allgemeinen gilt ein Planungshorizont von zwölf Monaten als sinnvoll. Zeiträume, die über ein Jahr hinausgehen, sind schwer einzuschätzen, da es immer zu unvorhersehbaren Einflüssen kommen kann, zum Beispiel aufgrund einer Veränderung der allgemeinen wirtschaftlichen Lage, politischer Eingriffe oder gesellschaftlicher Entwicklungen, die den Markt verändern. Dagegen bieten kurz angelegte Zeiträume, zum Beispiel von weniger als sechs Monaten, nicht ausreichend Zeit für Handlungsspielräume.
      • Relevanz berücksichtigen
        Für eine optimierte Liquiditätsplanung haben ausschließlich diejenigen Geschäftsaktivitäten Bedeutung, die für einen unmittelbaren Zu- oder Abfluss von finanziellen Mitteln sorgen. Dahingegen sind Abschreibungen oder gebundenes Kapital für die Liquidität ohne Bedeutung und verfälschen das Ergebnis. Daher gilt es, die Art der finanziellen Mittel sauber zu unterscheiden und zu trennen.
      • Liquiditätsplanung mit Regelmäßigkeit
        Unternehmen sollten ihre Liquiditätsplanung regelmäßig durchführen, um einen laufenden Überblick über ihre finanzielle Lage zu erhalten, Risiken rechtzeitig zu erkennen und Korrekturen zeitnah einzuleiten. Befindet sich das Unternehmen in einer der drei Phasen, die eine Liquiditätsplanung besonders dringlich erfordern, wie eine Wirtschaftskrise, Veränderungen im Betrieb oder Wachstum des Unternehmens, sollten diese in kurzen Zeitabschnitten, wie zum Beispiel monatlich oder vierteljährlich vorgenommen werden. Denn die Diskontinuität der bezeichneten Phasen birgt in besonderem Maße das Risiko von kurzfristigen Schwankungen auch in der Liquidität, für deren Regulierung entsprechend wenig Zeit zur Verfügung steht.
      • Kontinuität durchhalten
        In den regelmäßig durchgeführten Liquiditätsplanungen sollten die Größen stets gleich zugeordnet werden. Legen Sie als Grundsatz für alle Liquiditätsplanungen fest, welche Geschäftsvorgänge Sie berücksichtigen und wie Sie diese behandeln und wenden Sie Ihr Raster für alle nachfolgenden Planungen an. Eine inkonsequente Liquiditätsplanung, die dieselben Geschäftsvorgänge unterschiedlich behandelt, ist auch im Ergebnis inkonsequent und führt zu falschen Schlüssen, die Risiken unterschiedlich bewerten und Trends übersehen.

      Einstieg in die Liquiditätsplanung – Der Blick in die Vergangenheit

      Grundlage für eine Liquiditätsplanung ist eine Ertragsplanung, die zum Beispiel monatlich angelegt ist.

      Was ist die Ertragsplanung?

      Die Ertragsplanung richtet einen Blick auf die betriebliche Vergangenheit, um die Ziele für den Ertrag des Unternehmens in der Zukunft über einen größeren Zeitraum hinweg, zum Beispiel für die nachfolgenden zwölf Monate festzulegen. In der Regel ist eine Monatsplanung sinnvoll.

      Abgleich von Einzahlungen und Auszahlungen

      Die Ertragsplanung berücksichtigt sämtliche Positionen, die auch in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließen. Die Planung basiert auf Erträgen aus den Vorjahren, um Annahmen für die Zukunft abzuleiten, die realistisch sind. Hierfür stellt sie die erwarteten Einzahlungen innerhalb des Prognosezeitraums den zu erwartenden Auszahlungen gegenüber. Gleichzeitig werden dabei Überschüsse oder Fehlbeträge, die sich aus dem jeweils vorangehenden Zeitraum ergeben haben, berücksichtigt, um die Entwicklung der Liquidität zu kontrollieren.

      Liquiditätsrelevant und -irrelevant

      Der Abgleich von Einnahmen und Ausgaben teilt die Posten in liquiditätsrelevant oder -irrelevant ein. Zu den zahlungswirksamen und somit liquiditätsrelevanten Posten gehören sowohl sichere als auch unsichere Ein- und Auszahlungen. Als sichere Ein- und Auszahlungen gelten Zahlungen, deren Beträge und Zeitpunkte regelmäßig geleistet werden und planbar sind, wie zum Beispiel Zahlungen für Lohn und Gehalt. Die unsicheren Ein- und Auszahlungen hingegen beziehen sich auf unregelmäßige Zahlungsflüsse und unterliegen Schätzungen, die auf Erfahrungswerte zurückgehen und sich abweichend gestalten können.

      Dokumentation der Prognosen

      Die Prognosen über den Ertrag werden für die Liquiditätsplanung dokumentiert, um sie später mit den tatsächlich erwirtschafteten Beträgen abzugleichen. Der Abgleich dient einerseits der Analyse über mögliche Abweichungen innerhalb des Betriebs. Aber auch Kreditgeber nutzen die Ertragsplanung und deren späteren Abgleich, um die Planungen von Unternehmen zu bewerten. Ist die Ertragsplanung des Betriebs für den festgelegten Zeitraum erstellt, können die weiteren Schritte zur Umsetzung einer belastbaren Liquiditätsplanung eingeleitet werden.

      Liquiditätsplanung optimieren für KMUs – Der Blick in die Zukunft

      Nachdem die Grundlage für die Liquiditätsplanung erstellt ist, konzentriert sich die nachfolgende Umsetzung auf weitere erforderliche Schritte. Grundsätzlich kommt es bei der Durchführung der Planung darauf an, wann Einzahlungen und Auszahlungen in der Zukunft innerhalb des Prognosezeitraums tatsächlich zu erwarten sind. Dabei ist es unerheblich, wann ein Projekt ausgeführt oder eine Rechnung gestellt wird. Alleine der erwartete Zeitpunkt des Zahlungszu- oder -abflusses für den Geschäftsvorgang ist für die Liquiditätsplanung von Bedeutung.

      Die sechs Schritte der Liquiditätsplanung

      Schritt 1 – Der erwartete Umsatz

      Am Anfang der Liquiditätsplanung steht die Ermittlung des zu erwartenden Umsatzes. Dabei sind folgende Punkte zu berücksichtigen:

      • Zeitgenaue Umsatzerfassung: Der Umsatz ist stets zu dem Zeitpunkt zu beziffern, an dem der Zahlungseingang aufgrund der wirtschaftlichen Tätigkeit zu erwarten ist. Durchschnittswerte verfälschen das Ergebnis und führen zu falschen Schlüssen. In einer monatlichen Ertragsplanung ist daher auf eine saisonale Verteilung zu achten.
      • Umsatzsteuer berücksichtigen: Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) bucht in netto. In steuerpflichtigen Unternehmen erfolgen die Zahlungen dahingegen in brutto mit Umsatzsteuer. Auch wenn die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten ist, müssen die Zahlungseingänge in der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden. Denn da die Geldflüsse, die auf dem Geschäftskonto ein- und ausgehen, die Umsatzsteuer enthalten, entspricht der Ausweis der Bruttobeträge den tatsächlich bewegten Geldwerten, die abzubilden sind. Zwar planen Betriebe mit Nettobeträgen, weil die Umsatzsteuer lediglich einen Betrag beziffert, der ein- und ausgebucht wird, ohne den Ertrag zu verändern. Doch die Vorsteuer ist eine Vorfinanzierung, genauso wie die eingenommene Umsatzsteuer bis zur Zeit der Steuerzahlung finanzielle Mittel im Unternehmen bereitstellt. Zu den Nettobeträgen aus der BWA ist daher die Umsatzsteuer dazuzurechnen. Dabei müssen unterschiedliche Umsatzsteuerarten und Steuerbeträge berücksichtigt werden.
      • Erfahrungswerte als Basis: Der Geldzufluss für bestimmte Geschäftsvorfälle in der Vergangenheit bildet die Basis für eine zukünftige Erwartung. Ist zum Beispiel für eine Dienstleistung das Geld in der Vergangenheit im Monat der Buchung zugeflossen, ist das ebenso entsprechend zu kalkulieren, wie ein Geldzufluss im Folgemonat oder erst im dritten oder vierten Monat nach Rechnungsstellung. Die Erfahrungswerte zu den tatsächlichen Zeitspannen zwischen Lieferung oder Leistung und Zahlungseingang müssen die Basis für die Erwartung bilden. Die Terminierung von Umsatzeingängen ist grundsätzlich entsprechend vorsichtig und unter Berücksichtigung von Verzögerungen zu schätzen, um eine Verfälschung des Ergebnisses zu vermeiden.

      Schritt 2 – Der erwartete Wareneinkauf

      Nach der Ermittlung der Einnahmen folgt die Darstellung der Ausgaben, die im Prognose-Zeitraum auf das Unternehmen voraussichtlich zukommen werden. Am Beginn der Ausgaben stehen die Ausgaben für den zu erwartenden Wareneinkauf.

      Die Darstellung des erwarteten Wareneinkaufs konzentriert sich auf dieselben Kriterien wie die Darstellung des zu erwartenden Umsatzes. Auch für die Bezifferung des zukünftigen Wareneinkaufs gilt es, die Zeitpunkte realistisch zuzuordnen und die Umsatzsteuer einzubeziehen. Auch die Erfahrungswerte mit Lieferanten und Dienstleistern müssen in die Ermittlung der zu erwartenden Zahlungsausgänge für Einkäufe oder Dienstleistungen einfließen. Um einer Verfälschung des Ergebnisses vorzubeugen, sollten Unternehmen stets damit kalkulieren, dass sie eine zügige Bezahlung an ihre Lieferanten oder Dienstleister leisten werden.

      Schritt 3 – Der erwartete weitere Aufwand

      Um die Ausgaben realistisch zu ermitteln, müssen auch weitere Ausgabenposten Berücksichtigung finden. Dabei ist auf folgendes zu achten:

      • Genaue Verteilung: Für die Erfassung von Personalkosten oder sonstigen Aufwendungen ist zu berücksichtigen, ob die Zahlungen regelmäßig erfolgen oder einmalig anfallen. Kosten, die nur einmalig oder in unregelmäßigen Abständen zu leisten sind, müssen entsprechend der tatsächlich zu leistenden Zeitpunkte angesetzt werden.
      • Bruttobeträge: Für Posten, bei denen Umsatzsteuer anfällt, müssen die Beträge mit den anfallenden Steuerbeträgen addiert werden.
      • Terminierung: Auszahlungen in der Zukunft sollten auf den Zeitpunkt angesetzt werden, der den Zahlungsvereinbarungen entspricht. Für die Auszahlung kann der Monat der Buchung geplant werden, da in der Regel der Zahlungsausgang mit der Buchung zusammenfällt. Dabei sind Abschreibungen herauszunehmen, da sie nicht zu Zahlungsabflüssen führen.

      Schritt 4 – Berücksichtigung des Alten Jahres

      Insbesondere im Januar, aber zum Teil auch noch in den nachfolgenden ersten Monaten eines neuen Jahres müssen in der Liquiditätsplanung die Bilanzbestände zum Bilanzstichtag des Vorjahres Berücksichtigung finden. Betroffen sind insbesondere folgende Positionen aus der Bilanz des Vorjahres:

      • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen betreffen die Schätzung des Umsatzes.
      • Für die Schätzung des Wareneinkaufs sind Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen aus dem Vorjahr zu berücksichtigen.
      • Abhängig von der Art hat eine Zuordnung zu erfolgen aus sonstigen Forderungen und Verbindlichkeiten, wie zum Beispiel eine Umsatzsteuervorauszahlung aus dem letzten Dezember.

      Schritt 5 – Sonstige Zahlungsbewegungen

      Auch sonstige Zu- und Abflüsse, die in einer regulären Ertragsplanung nicht enthalten sind, müssen in die Liquiditätsplanung einbezogen werden, wie zum Beispiel:

      • Umsatzsteuervorauszahlungen
        Die eingenommene Umsatzsteuer aus dem letzten Abrechnungszeitraum des Vorjahres muss mit der gezahlten Vorsteuer verrechnet und im ersten oder zweiten Monat als Zahlungsausgang oder -eingang behandelt werden.
      • Vorauszahlungen der Ertragssteuer
        Den Zahlungsterminen für die Ertragssteuer liegen Vorauszahlungsbescheide zugrunde, die entsprechend zu berücksichtigen sind.
      • Zahlungen für Darlehen oder Investitionen
        Investitionen aller Art sind ebenso als Zahlungsausgang zu berücksichtigen.
      • Tilgungszahlungen
        Tilgungszahlungen für Darlehen aus dem Vorjahr oder für neue Kredite müssen gemäß den vertraglichen Vereinbarungen in die Liquiditätsplanung als Zahlungsausgang einfließen.
      • Ausschüttungen und mehr
        Abhängig von der Unternehmensform müssen zum Beispiel GmbHs Gewinnausschüttungen ebenso berücksichtigen, wie Privateinlagen oder Privatentnahmen. Beide Bewegungen müssen als Zahlungsein- oder -ausgang in der Liquiditätsplanung ihre Abbildung finden.

      Schritt 6 – Abgleich der Ergebnisse mit Kontokorrentlinien

      Der letzte Schritt der Liquiditätsplanung befasst sich mit dem Abgleich des Ergebnisses aus der Erfassung aller, im Prognosezeitraum erwarteten Ein- und Ausgaben mit den vorhandenen finanziellen Mitteln. Unternehmen nutzen den Kontokorrentkredit als Zahlungsmittelreserve, der die Überziehung des Geschäftskontos zur Finanzierung von betrieblichen Ausgaben ermöglicht. Mit dem Kontokorrentkredit überbrücken Betriebe kurzfristige Engpässe in der Liquidität. Zum Abgleich der Ergebnisse aus der Liquiditätsplanung gehört eine Bewertung der zur Verfügung stehenden Kontokorrent-Salden. Diese sorgt für eine realistische Einschätzung darüber, ob die Kreditlinien des Kontokorrents ausreichen werden, um die wirtschaftliche Planung umzusetzen. Denn die Liquiditätsplanung bewertet den Kontokorrentkredit wie ein zusätzliches Guthaben. Erst wenn die Kreditlinie verbraucht ist, geht die Deckung der Liquidität verloren.

      Wie funktioniert die Bewertung der Kontokorrent-Salden?

      Um die Kontokorrent-Salden als Basis für die Ermittlung des Handlungsspielraums zu bewerten, sind folgende Schritte erforderlich:

      • Erfassen des maximalen Verfügungsrahmen aus sämtlichen verfügbaren Kontokorrentkrediten
      • Erfassen aller Salden der Kontokorrentkredite aus dem Vorjahr
      • Ermitteln der Salden pro Monat
      • Der Saldo für Januar ergibt sich aus der Summe der Salden des Vorjahrs und einem durchschnittlichen Monatssaldo.

       

      Danach wird der Saldo für Januar mit dem maximalen Verfügungsrahmen verglichen.

      Aus dem Abgleich ergeben sich zwei mögliche Resultate:

      • Liquidität ist gesichert:
        Der verfügbare Kontokorrentkredit ist höher als der Saldo für Januar.
      • Liquidität ist gefährdet:
        Der verfügbare Kontokorrentkredit ist niedriger als der Saldo für Januar.

      Dieselbe Vorgehensweise wird danach für alle weiteren Monate des Prognosezeitraums angewendet, um die Liquidität entsprechend zu bewerten.

      Liquiditätsplanung optimieren für KMUs – Realität und Plan

      Grundsätzlich ist für die realistische Bewertung einer Liquiditätsplanung zu berücksichtigen, dass die Ermittlung mit Prognosen arbeitet, im Zuge derer auch die Zahlungsbewegungen auf zukünftige Zeitpunkte terminiert sind. Zum Beispiel wird in einer Liquiditätsplanung, die auf Basis von Monaten angelegt ist, ein Datum für Zahlungsein- und -ausgänge bestimmt. Die Realität im betrieblichen Alltag sieht jedoch in der Regel anders aus. Denn Ein- und Auszahlungen verteilen sich gewöhnlich auf alle Arbeitstage der Monate, wobei zugleich die Zeitpunkte von Geldzuflüssen und Geldabflüssen auseinander liegen. Immer dann, wenn Zahlungsabflüsse in höheren Beträgen deutlich vor Zahlungseingängen erfolgen, kann es trotz stimmiger Liquiditätsplanung zu Engpässen kommen. Daher sollte die Liquiditätsplanung stets größere finanzielle Puffer bereitstellen, um Schwankungen innerhalb der festgelegten Prognosezeiträume aufzufangen.

      Welche Schlussfolgerungen sind zu ziehen?

      Ist in der Liquiditätsplanung der finanzielle Puffer für die Finanzierung der Verbindlichkeiten zu gering, sodass es zu Liquiditätsengpässen bei Verzögerungen von Zahlungseingängen kommen kann, sollten im Vorfeld Maßnahmen ergriffen werden, die den Handlungsspielraum für das wirtschaftliche Handeln zuverlässig gewährleisten. Dazu können zum Beispiel die Steuerung von Ein- und Auszahlungen durch Umstellungen im Forderungsmanagement gehören, sowie Krediterhöhungen oder die Finanzierung durch Factoring.

      Unterscheidung der Liquiditätsarten im Liquiditätsplan

      Die Liquidität eines Unternehmens gründet sich auf verschiedene Arten von finanziellen Mitteln, die dem Unternehmen zur Verfügung gestellt werden können und die daher auch in die Liquiditätsplanung einfließen. Denn für die realistische Planung ist die Zeitspanne, innerhalb der finanzielle Mittel nicht nur buchhalterisch, sondern liquide zur Verfügung stehen, von erheblicher Bedeutung. Grundsätzlich wird die Liquidität in drei Ordnungen unterteilt, die in der Liquiditätsplanung zu unterscheiden sind.

      • Liquidität 1. Ordnung
        Finanzielle Mittel der ersten Ordnung bestehen in Geldmitteln, die unmittelbar zur Verfügung stehen. Dazu gehören Guthaben auf dem Geschäftskonto sowie Bargeld in der Kasse.
      • Liquidität 2. Ordnung
        Die zweite Ordnung bezeichnet finanzielle Mittel, die kurzfristig zu beschaffen sind. Sie stehen nicht unmittelbar als Geldwert zur Verfügung, sondern in Form von kurzfristig umwandelbaren Werten, wie zum Beispiel Forderungen aus Lieferungen oder Leistungen, Schecks oder kurzfristig zu veräußernden Wertpapieren.
      • Liquidität 3. Ordnung
        In der dritten Ordnung finden sich Werte, die nur mittelfristig zu veräußern sind, wie zum Beispiel Waren, Rohstoffe oder Vermögenswerte.

       

      Darüber hinaus sind dispositive und strukturelle Liquidität zu unterscheiden:

      • Dispositive Liquidität
        Zur dispositiven Liquidität gehören finanzielle Mittel der 2. Ordnung, die gewährleisten, dass das Unternehmen seinen Verbindlichkeiten termingerecht und betragsgenau nachkommen kann. Auch Zahlungsmittelreserven, wie zum Beispiel nicht genutzte Kontokorrentkreditlinien oder andere kurzfristig liquidierbare Vermögenswerte zählen zur dispositiven Liquidität.
      • Strukturelle Liquidität
        Können Vermögensgegenstände selbst als Zahlungsmittel eingesetzt werden, um Zahlungsverpflichtungen zu erfüllen, spricht man von struktureller Liquidität. Auch die Umwandlung von Gegenständen aus Anlagevermögen in Zahlungsmittel zählt zur strukturellen Liquidität.

      Welche Zeiträume sollten für die Liquiditätsplanung angesetzt werden?

      Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der kurzfristigen und langfristigen Liquiditätsplanung. Während die kurzfristige Liquiditätsplanung einen kurzen Zeitraum von einigen Wochen ansetzt und dabei sehr präzise auf Basis von Tagen, Wochen und Quartalen ihre Prognosen entwickelt, untersucht die langfristige Liquiditätsplanung Zeitspannen von einem oder mehreren Jahren.

      Kurzfristige Liquiditätsplanung

      Die kurzfristige Liquiditätsplanung kommt in der Regel zum Einsatz, wenn überraschende Liquiditätsengpässe auftreten, um gezielte Gegenmaßnahmen zu ergreifen, wie zum Beispiel Verhandlungen mit Lieferanten, um eine Stundung zu erhalten, die Erweiterung der Kreditlinie oder die Aufnahme eines neuen Kredits. Die kurzfristige Liquiditätsplanung wird in der Regel einmalig erstellt, um eine finanzielle Herausforderung zu bewältigen. Ist der Liquiditätsengpass überwunden, führt das Unternehmen die Liquiditätsplanung in der Regel nicht weiter.

      Langfristige Liquiditätsplanung

      Die langfristige Liquiditätsplanung legt einen Prognosezeitraum zwischen einem und drei Jahren zugrunde. Je länger die Zeitspanne für die Liquiditätsplanung angelegt ist, umso ungenauer fällt die Prognose aus. Eine Planung für Zeiträume von mehr als drei Jahren kann nicht als sinnvolle Grundlage für wirtschaftliches Handeln gelten. Langfristige Liquiditätsplanungen verfolgen in der Regel das vorrangige Ziel, den Bedarf an finanziellen Mitteln zu errechnen, um die Liquidität eines Unternehmens langfristig zu sichern.

      In der Regel legen KMUs ihre Liquiditätsplanung auf ein Jahr an, um sie auf Monatsbasis zu ermitteln und darzustellen. Dabei wird die Planung auf die ersten drei Monate des Folgejahres ausgedehnt. Zugleich pflegen KMUs ihre Liquiditätsplanungen, sodass in jedem neuen Jahr eine neue Prognose erstellt wird.

      Was gehört nicht in den Liquiditätsplan?

      Zahlungsvorgänge, die nicht zu einem Zahlungszu- oder -abfluss führen, werden als zahlungsunwirksame Vorgänge bezeichnet und gehören daher nicht in die Liquiditätsplanung für KMUs. So führen zum Beispiel Abschreibungen (Absetzung für Abnutzung) nicht zu einem Zahlungsabfluss, wenngleich sie in der Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführt werden. In der GuV finden sich weitere Aufwendungen und Erträge, die nicht zahlungswirksam sind und daher ebenso nicht in die Liquiditätsplanung einfließen dürfen. Dazu gehören zum Beispiel:

      • Zuführungen zu Rückstellungen
      • Auflösungen von Rückstellungen
      • Kalkulatorische Kosten und
      • Erlöse
      • und mehr

      Welche Fehler sind bei der Liquiditätsplanung zu vermeiden?

      • Zu großer Optimismus: Eine kaufmännisch gründliche Liquiditätsplanung ist darum bemüht, ihre Prognosen sorgfältig und vorsichtig zu stellen. Häufig kommt es zu falschen Einschätzungen in den erwarteten Ein- oder Auszahlungen, zu großzügig geschätzten Umsätzen oder die Betriebsausgaben werden zu niedrig angesetzt. Zudem rechnen viele Betriebe nicht mit der Verspätung eingehender Zahlungen oder schließen auch Zahlungsausfälle aus. Grundsätzlich müssen Unternehmen auch mit Fehlern Dritter rechnen, entsprechende Erfahrungswerte berücksichtigen und diese in ihre Liquiditätsplanung mit einbeziehen.
      • Falsche Positionen: Enthält eine Liquiditätsplanung zahlungsunwirksame Vorgänge oder kalkulatorische Kosten, obwohl diese ausdrücklich nicht zur Planung gehören, kommt es zu falschen Ergebnissen, die während des Wirtschaftszeitraums nicht oder nur schwer zu korrigieren sind.
      • Zu ungenau: Alle Zahlungsbewegungen sind gleichermaßen wichtig für eine gründliche Kalkulation. Daher sollten auch kleine Beträge Berücksichtigung finden. Viele Unternehmen vernachlässigen kleine Beträge in ihrer Kalkulation, die in der Summe zu falschen Ergebnissen führen. Daher sollten sämtliche liquiditätsrelevanten Beträge unabhängig von ihrer Höhe grundsätzlich in die Liquiditätsplanung einfließen.
      • Falsche Terminierung: Zahlungen und -erstattungen für die Umsatzsteuer erfolgen in der Regel im Folgemonat nach dem Zahlungsein- oder -ausgang des betroffenen Vorgangs. Oftmals fließen die Steuerbewegungen nicht termingerecht in die Planung ein und führen so zu Verschiebungen der monatlichen Werte.
      • Nachlässige Pflege: Betriebe, die ihre Liquiditätsplanung nicht exakt ausführen oder nachlässig pflegen, erhalten ungenaue Ergebnisse, die zu Versäumnissen und schließlich zu Liquiditätsengpässen führen können. Die Liquiditätsplanung sollte daher nicht nur gründlich erstellt, sondern auch fortlaufend sorgfältig gepflegt und aktuell gehalten werden, damit falsche Prognosen entdeckt und korrigiert werden können.

      Tipps für die Praxis – Liquiditätsplanung optimieren für KMUs

      Regelmäßigkeit

      Um ihre Liquiditätsplanung zu optimieren, sollten KMUs diese regelmäßig pflegen und aktualisieren. Die regelmäßige Pflege dient nicht nur dazu, Risiken schneller zu identifizieren und Maßnahmen zur Korrektur einzuleiten, sondern auch Fehler in der Planung zu erkennen und diese stetig zu verbessern.

       

      Rechnungen schnell auf den Weg bringen

      Um die Liquidität zu optimieren, müssen Rechnungen möglichst schnell gestellt werden. Denn die Rechnungsstellung ist der zentrale Schlüssel zum Zahlungsfluss. Die Rechnungsstellung lässt sich mit professionellen Buchhaltungsprogrammen erheblich vereinfachen und beschleunigen. Eine Rechnungssoftware führt alle Komponenten einer Geschäftsabwicklung, wie Kunden, Preise, Produkte, Liefertermine, Zahlungsbedingungen und vieles mehr automatisch zusammen, und sorgt so neben der Fehlerminimierung für Beschleunigung.

       

      Zügig Mahnungen schreiben

      Nach der Rechnungsstellung folgt die Kontrolle des Zahlungseingangs und im Falle von Verzug die Mahnung. Um Zahlungseingänge auch bei Verzug zu beschleunigen, sollten Unternehmen auf eine rasche Aktivierung des Mahnungsprocedere achten. Nach dem Verzug sollte keine weitere Zeit verstreichen. Da professionelle Buchhaltungssysteme auch den Zahlungseingang kontrollieren und im Falle von Zahlungsverzug das Mahnsystem automatisch aktivieren können, geht dem Unternehmen keine Zeit verloren, um den Zahlungseingang zu beschleunigen. Unternehmen sollten daher darauf achten, ihre Buchhaltungssoftware auf die sofortige Aktivierung der Mahnung bei Eintreten des Verzugs einzustellen.

       

      Kurze Zahlungsziele für Kunden

      Betriebe können ihren Kunden kurze Zahlungsziele vorgeben, um Zahlungseingänge zu beschleunigen und die Liquidität zu verbessern. Hierfür können Unternehmen auch Zahlungsmöglichkeiten anbieten, die zu einer Sofortzahlung führen, wie zum Beispiel PayPal, SEPA-Lastschrift oder Kreditkartenzahlung. Viele Unternehmen bieten die Zahlung auf Rechnung nur für Bestandskunden, über deren Zahlungsverhalten positive Erfahrungswerte vorliegen. Auch die Rechnung kann ein kurzes oder sofortiges Zahlungsziel vorgeben. Ein gut durchdachtes Management des Zahlungsziels ermöglicht es dem Unternehmen, präzise Prognosen über die Zahlungseingänge zu treffen und dadurch die Liquiditätsplanung zu optimieren.

       

      Teilzahlung für große Projekte

      Große Projekte bedürfen in der Regel einer größeren Zeitspanne für die Bearbeitung. In dieser Zeit muss der Betrieb nicht nur mit Arbeitskraft- und -zeit, sondern oftmals auch mit Material oder Ware in Vorleistung gehen. Mit der Vorleistung wird die Liquidität des Betriebs stark belastet. Um die Liquidität auch während der Projektphase zu sichern, sollten Unternehmen daher Teilzahlungen vereinbaren. In der Regel können 30 Prozent bei Auftragserteilung, weitere 30 Prozent während der Projektphase und die letzten 40 Prozent nach Fertigstellung, beziehungsweise nach Abnahme des Projekts vereinbart werden. Kommt es am Ende zu Verzögerungen bei der Abnahme durch Korrekturleistungen, leidet der Betrieb nicht unter dem zusätzlichen Verzug. Teilzahlungsvereinbarungen sind daher ein wichtiges Instrument für Unternehmen, um ihre Liquiditätsplanung zu optimieren.

       

      Verzicht auf Erteilung von Rabatten

      Rabatte schmälern den Gewinn von Unternehmen und sollten daher nur in Ausnahmefällen, zum Beispiel zum Räumungsverkauf alter Lagerbestände eingesetzt werden. Unternehmen sollten es vermeiden, Rabatte im regulären Angebot einzusetzen, um ihre Liquidität nicht unnötig zu verschlechtern.

       

      Skonti nutzen

      Lieferanten gewähren ihren Geschäftskunden bei sofortiger oder schneller Bezahlung oftmals Skonti. Betriebe sollten darauf achten, diese zu nutzen und ihre Liquiditätsplanung darauf hin ausrichten. So können sie Einkäufe immer dann umsetzen, wenn sie über ausreichend liquide Mittel verfügen, um eine sofortige Zahlung von Lieferantenrechnungen bei Nutzung von Skonti zu leisten und ihre Liquiditätsplanung zu optimieren.

       

      Zahlungsfristen verlängern bei Lieferanten

      Unternehmen können mit ihren Lieferanten lange Zahlungsfristen aushandeln, um ihre eigene Liquidität zu schonen. So können Betriebe ihre Einkäufe mit Zahlungseingängen der eigenen Kunden so koordinieren, dass sie Verbindlichkeiten erst dann bezahlen müssen, wenn sie für die eigenen Leistungen einen Zahlungseingang verbuchen. Je mehr Zeit für Zahlungen von Lieferantenrechnungen zur Verfügung steht, umso stabiler bleibt die Liquidität.

       

      Saisonale Schwankungen einkalkulieren

      Unternehmen, die starken saisonalen Schwankungen unterworfen sind, müssen diese in ihrer Liquiditätsplanung zeitgenau berücksichtigen, um ihre wirtschaftliche Realität abzubilden. Für die einkommensschwachen Monate müssen Rücklagen bereitgelegt sein, um die Liquidität zu stabilisieren.

       

      Berücksichtigung von Investitionen

      Investitionen, die für den Betrieb notwendig sind, müssen in die Planung der Liquidität einfließen, um Engpässe zu vermeiden. Das Ergebnis der Planung zeigt an, wann die Investition am besten finanziert werden kann, ob eine Finanzierungsalternative notwendig wird und wie deren Konditionen lauten müssen.

       

      Leasing

      Viele Investitionen belasten durch ihre hohen Beträge die Liquidität von KMUs schwer, wie zum Beispiel die Anschaffung neuer Fahrzeuge, Maschinen oder Werkzeuge. Um die Liquidität zu entlasten, können Betriebe große und notwendige Investitionen mit Hilfe von Leasing umsetzen. So zahlen sie regelmäßige geringe Beträge an den Leasinggeber, der dafür das notwendige KFZ bereitstellt.

       

      Outsourcing

      Auch Personaleinsparungen durch Outsourcing können dabei helfen, die Liquiditätsplanung zu optimieren. Für Arbeiten, die nicht regelmäßig im Betrieb anfallen, muss nicht zwingend ein Mitarbeiter eingestellt werden. Hier kann auch eine externe Fachkraft für eine bestimmte Aufgabe oder einen begrenzten Zeitraum engagiert werden, um Kosten einzusparen.

       

      Bildung von Rückstellungen

      Viele betriebliche Ausgaben sind im Vorfeld sehr gut planbar, wie zum Beispiel Löhne und Gehälter, die gewerbliche Miete oder Steuervorauszahlungen. Für die laufenden Betriebskosten sollten Unternehmen rechtzeitig Rückstellungen bilden und dabei auch notwendige Investitionen und Risiken abdecken. Überschüssige Liquidität kann genutzt werden, um über kurzfristige Geldanlagen Zinsen und Erträge für Rückstellungen zu erwirtschaften.

       

      Planung der Lagerhaltung

      Ein zentraler Hebel, um die Liquiditätsplanung zu optimieren, besteht in der Nutzung eines professionellen Warenwirtschaftssystems mit Lagerverwaltung. Denn zu viele unverkaufte Waren im Lager binden Kapital, das für die Liquidität nicht zur Verfügung steht. Unternehmen sollten darauf achten, fortlaufend einen guten Überblick über ihre Lagerhaltung zu haben und das Lager schlank zu halten.

       

      Verschiedene Liquiditätsszenarien einbeziehen

      In der wirtschaftlichen Realität können verschiedene Faktoren auf den Betrieb einwirken, die Folgen nach sich ziehen, wie zum Beispiel der Ausfall von Mitarbeitern, der Wegfall eines großen Kunden oder die Verteuerung von Rohstoffen. Daher ist es ratsam, nicht nur ein störungsfreies Szenario, sondern auch weitere anfällige Szenarien für die betrieblichen Aktivitäten als Grundlage für die Liquiditätsplanung zu nehmen.

       

      Kontrolle der Liquiditätsplanung

      Da sich betriebliche Abläufe stets dynamisch verhalten, zeigt auch die Liquidität Schwankungen. Daher sollte die Liquiditätsplanung regelmäßig mit den aktuellen Zahlen abgeglichen werden, um Abweichungen festzuhalten und entsprechende Maßnahmen einleiten zu können.

       

      Auf Liquiditätsengpässe reagieren

      Ergeben sich über längere Zeiträume hinweg Engpässe in der Liquidität, sollten Unternehmen aktiv Maßnahmen ergreifen, wie zum Beispiel einen Kredit beantragen, Investitionen verschieben oder Teile des Anlagevermögens veräußern.