Eine offene Posten Liste (OPOS-Liste) ist ein Verzeichnis aller unbezahlten Rechnungen und finanziellen Verbindlichkeiten eines Unternehmens. Sie umfasst sowohl offene Forderungen (Debitoren) als auch offene Verbindlichkeiten (Kreditoren) und dient dazu, den Überblick über ausstehende Zahlungen zu behalten.
Die Liste enthält typischerweise Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Rechnungsbetrag und den noch offenen Betrag. Das macht sie zu einem wichtigen Instrument für das Forderungs- und Liquiditätsmanagement.
In jedem Unternehmen gibt es zumindest zeitweise unausgeglichene Buchungen. Offene Posten entstehen sowohl aus debitorischen (Kundenforderungen) als auch kreditorischen (Lieferantenverbindlichkeiten) Geschäftsfällen. Zum einen entsteht ein offener Posten, wenn ein Unternehmen eine Rechnung an einen Kunden ausstellt und deren Ausgleich aussteht, demnach eine Forderung vorliegt. Zum anderen können offene Posten durch Verbindlichkeiten aus noch nicht bezahlten Rechnungen seitens des Unternehmens entstehen. Beglichen werden können offene Posten auf unterschiedliche Weise: Neben der Zahlung beispielsweise auch durch Gutschrift oder Stornierung.
Jeder unbeglichene Geschäftsfall sollte in einer „Offene-Posten-Liste“ ausgewiesen sein – auch OPOS oder OPL genannt. Eine effektive Verfahrensweise umfasst deren regelmäßige, sorgfältige Verwaltung und ist wichtiger Bestandteil des Forderungsmanagements. Ein erfolgreiches Forderungsmanagement ist die Grundlage, um die Liquidität eines Unternehmens zu überwachen und zu sichern.
Je weniger offene Posten ein Unternehmen hat, desto besser ist in der Regel die Liquidität. Denn werden Forderungen aus der Debitorenrechnung über das vereinbarte Zahlungsziel hinaus nicht beglichen, kann das dazu führen, dass ein Unternehmen den eigenen Zahlungsverpflichtungen nicht rechtzeitig nachkommen kann. Im schlimmsten Falle kommt es zu so massiven Liquiditätsengpässen, dass sie in eine Insolvenz führen.
Um eine übersichtliche Zuordnung aller gestellten oder eingegangenen, jedoch noch nicht beglichenen Rechnungen zu erreichen, sollten in einer Offene-Posten-Liste mindestens folgende Angaben stehen:
Darüber hinaus kann ein weiterführender Status (z. B. Zahlungserinnerung erfolgt) und eine allgemeine Bemerkungsspalte vorgesehen werden. Mit dem nötigen Wissen und Aufwand lassen sich OPOS-Listen mit entsprechenden Formeln ein ganzes Stück weit automatisieren: Von der markierten überfälligen Rechnung über den automatisierten Hinweis einer notwendigen Mahnung bis hin zur automatischen Löschung nach Ausgleich. Wem das jedoch zu aufwendig ist, der greift zu einer Rechnungssoftware etablierter Anbieter.
Zeitgemäße Rechnungs- und Liquiditätsmanagement-Systeme sind grundsätzlich in der Lage, offene Posten automatisch einer Rechnung zuzuweisen, sofern eine eindeutige Kennung, zum Beispiel Rechnungs- oder Kundennummer, vermerkt ist. Mit dieser Automatisierung muss nur noch selten manuell geprüft werden, ob weiter offene Posten bestehen, beispielsweise wenn mehrere Rechnungen zu einer Summe zusammengefasst werden.
Als Informations- und Kontrollinstrument kann eine OPOS nur so aussagekräftig sein, wie sie gepflegt wird. Die Liste muss sehr regelmäßig mit dem Bankkonto abgeglichen werden. Kommen Unklarheiten auf sollten Geschäftspartner zügig angesprochen werden, um Klarheit zu erreichen. Pflegt man die Liste ungenügend, kann sie schnell auf hunderte offene Posten anwachsen, von denen dann oft ungewiss ist, ob sie tatsächlich noch unbeglichen sind. Eine nachträgliche Bereinigung ist meist zeitaufwendiger als die regelmäßige Aktualisierung. Begleichen Debitoren verschiedene Rechnungen in einer Summe, lassen sich Einzelbeträge häufig nur mit großem Zeitaufwand zuordnen. In solchen Fällen ist es hilfreich, den Kunden um eine zahlungsbegleitende Einzelaufstellung zu bitten.
Rechnungsbelege werden oftmals – auch nach Erfassung in der Liste – noch überarbeitet. Gibt es dann keine Rückinformation an die Verantwortlichen in der Buchhaltung und die Korrektur in der Offene-Posten-Liste bleibt aus, muss aufkommenden Differenzen aufwendig nachgegangen werden. Das lässt sich mit ausgereiften Tools zu einem gesamtheitlichen Rechnungs- und Forderungsmanagement umgehen.
Keine oder unklare Zahlungsfristen
Eine nicht rechtzeitig bezahlte Rechnung ist immer ein Ärgernis – manchmal aber keine böse Absicht. Fakt ist: Der Gesetzgeber räumt Kunden grundsätzlich eine Zahlungsfrist von 30 Tagen ein, um Rechnungen zu begleichen (§ 286 Abs. 3 BGB). Das ist jedoch nicht allen Unternehmen bekannt. Daher empfiehlt es sich immer, die Zahlungsfrist eindeutig im Rechnungsbeleg anzugeben. Denn sind diese nicht verbindlich vereinbart, lässt sich kein vernünftiges Kreditoren- und Debitorenmanagement betreiben.
Das Lesen und Verstehen einer OPOS-Liste (Offene Posten Liste) erfordert ein systematisches Vorgehen:
Die OPOS-Liste besteht aus mehreren Spalten, die wesentliche Informationen zu den offenen Posten enthalten:
