Mit dem Begriff Debitorenmanagement sind alle Prozesse und Maßnahmen gemeint, die ein Betrieb zur Verwaltung und Kontrolle seiner Forderungen gegenüber Kunden, den sogenannten Debitoren, ergreift. Ziel eines effektiven Debitorenmanagement ist es, das Risiko von Forderungsausfällen zu minimieren und so den Cashflow und die Liquidität des Unternehmens sicherzustellen.
Bonitätsprüfung: Um das Risiko eines Forderungsausfalls zu minimieren, kann das Unternehmen die Bonität des Kunden gegebenenfalls schon vor dem Abschluss eines Geschäfts überprüfen lassen. Das dient als präventive Maßnahme.
Rechnungsstellung: Klassischerweise beginnt das Debitorenmanagement dann, wenn Forderungen entstehen: Bei der Rechnungsstellung. Wichtig sind hierbei zeitnahe und korrekte Erstellung sowie Versand von Rechnungen. Eine präzise, verständliche und mit klarem Zahlungsziel versehene Rechnung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde fristgerecht zahlt.
Zahlungsüberwachung und Mahnwesen: Durch ein sorgfältiges Debitorenmanagement erkennt das Unternehmen offene Rechnungen, die nicht fristgerecht beglichen wurden. Eine gute Softwarelösung für das Debitorenmanagement kann diesen Prozess erheblich erleichtern. Bleiben Zahlungen aus, tritt das Mahnwesen in Kraft. Es umfasst die Erstellung und Versendung von Mahnungen in festgelegten Abständen und Eskalationsstufen.
Inkasso: Erfolgt trotz Mahnung kein Zahlungseingang, wird häufig ein Inkassobüro hinzugezogen. Die Abgabe des Inkassos an einen spezialisierten Dienstleister, der die Einziehung der Forderung übernimmt, erhöht die Chancen bei der Eintreibung von Außenständen.
Lückenloses Debitorenmanagement: Um Zahlungsausfälle oder -verzögerungen zu vermeiden und die gesamte Geschäftsabwicklung effizient zu gestalten, überwacht das Debitorenmanagement den kompletten Prozess – vom Verkauf über die Lieferung bis hin zum Zahlungseingang. Ziel ist es, dass der Stand der offenen Forderungen jederzeit einsehbar ist. Analysen von Zahlungsausfällen und -verzögerungen bieten wertvolle Einblicke in das Zahlungsverhalten der Kunden.
Mit einem guten Forderungsmanagement sichern Unternehmen ihre Liquidität und verschaffen sich mehr Kapazität für ihr Kerngeschäft. Erstes Ziel des Debitorenmanagements ist es dabei nicht, bereits entstandene offene Zahlungsbeträge einzufordern, sondern diese Lücken präventiv zu verhindern.
Das Debitorenmanagement legt seinen Fokus auf die Zahlungsmoral der Kunden. Es geht darum, die Prozesse im Blick zu behalten und jederzeit zu wissen, wo Zahlungslücken entstehen könnten oder bereits entstanden sind. Kern des Forderungsmanagements ist es hingegen, fehlende Rechnungsbeträge auch tatsächlich einzutreiben. Grundsätzlich gehen beide Aufgabenbereiche ineinander über und lassen sich daher nur teilweise voneinander abgrenzen.
In der Regel verlangt ein Unternehmen, dass sein Kunde eine offene Rechnung innerhalb von 30 Tagen bezahlt. Es kann aber vorkommen, dass sich das Unternehmen individuell auf ein Zahlungsziel von 60 Tagen einlässt. Nun ist es die Aufgabe des Debitorenmanagements, den Überblick zu behalten. Es muss eine Rechnung mit einem abweichenden Zahlungsziel erstellen und darauf achten, dass Zahlungserinnerungen und Mahnungen nicht – wie sonst üblich – bereits nach 30 Tagen verschickt werden.
