Durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen auf Kreditbasis, erhält ein Unternehmen Anspruch auf eine Zahlung oder andere Leistung des Kunden oder Geschäftspartners. Forderungen machen in der Regel einen wesentlichen Teil des Umlaufsvermögens aus und beeinflussen die Liquidität.
Forderungen werden nach Ursprung und Fälligkeit unterschieden:
Hat der Kunde die Ware oder Dienstleistung (meist sofort) erhalten, verpflichtet er sich, gemäß dem Zahlungsziel, zur Zahlung. Die Zahlungsziele regeln unter anderem das Fälligkeitsdatum der Bezahlung sowie gegebenenfalls die Verzugszinsen.
Anschließend nimmt die Buchhaltung die Bewertung der Forderung vor, etwa anhand der Kreditwürdigkeit des Schuldners (des Kunden). Sie erfasst die Forderung zu ihrem Nennwert. Sollten Zweifel an der Einbringlichkeit bestehen, können Wertberichtigungen oder Abschreibungen vorgenommen werden. Das verringert das Risiko von Zahlungsausfällen.
Das Forderungsmanagement eines Unternehmens meint die systematische Erfassung und Überwachung der Forderungen, das Mahnwesen bei Verzug und folgerichtig auch das Inkasso. Effizientes Forderungsmanagement trägt entscheidend dazu bei, den Cashflow zu optimieren, die Liquidität zu stabilisieren und finanzielle Engpässe zu vermeiden.
Forderungen sind mit verschiedenen Risiken verbunden, insbesondere dem Risiko von Zahlungsausfällen. Unternehmen können Maßnahmen zur Risikominderung ergreifen, wie die Prüfung der Bonität von Kunden oder den Abschluss von Kreditversicherungen.
Aus dem Verkauf von Waren oder der Erbringung einer Dienstleistung entsteht eine Forderung. Anhand dieses Beispiels einer fiktiven mittelständischen IT-Firma wird die Entstehung und Verarbeitung solcher offenen Posten erklärt:
1. Entstehung der Forderung
Das IT-Unternehmen und der Kunde schließen einen Vertrag ab, womit eine Forderung entsteht. Inhalte des Vertrags sind etwa die zu erbringenden Leistungen, Preise und konkrete Zahlungsbedingungen. Nun erbringt der Anbieter die Leistung, lässt sie sich gegebenenfalls vom Kunden abnehmen und stellt dem Kunden eine Rechnung über 50.000 € aus. Inhalte der Rechnung wiederum sind alle Details der Leistung, ein Rechnungsdatum und die Angabe einer Zahlungsfrist – hier im Beispiel über 30 Tage. Die Rechnung wird dem Kunden dank einer Rechnungssoftware automatisch per E-Mail zugestellt.
2.Bearbeitung der Forderung
Die Buchhaltung des Unternehmens überwacht ab diesem Punkt den Zahlungseingang. Ist die Zahlung nach Ablauf der 30-tägigen Zahlungsfrist nicht erfolgt, verschickt die Rechnungssoftware des Unternehmens 15 Tage nach Fälligkeit der Rechnung eine erste Mahnung. Im Mahnschreiben wird der Kunde höflich darauf hingewiesen, dass die Rechnung fällig ist und um Begleichung des Betrags innerhalb der nächsten 10 Tage gebeten.
Sollte die Zahlung auch nach der ersten Mahnung nicht eingehen, wird nach weiteren 15 Tagen eine zweite Mahnung verschickt. Ist nach insgesamt 45 Tagen keine Reaktion auf die Mahnungen und Anrufe erfolgt, entscheidet sich das Unternehmen, Inkasso einzuschalten. Die Buchhaltungsabteilung bereitet alle relevanten Unterlagen für den Inkasso-Service vor, einschließlich der Rechnung, der Mahnschreiben und der bisherigen Kommunikation mit dem Kunden.
Fall 1: Durch den Druck des Inkassodienstleisters wird der Kunde zur Zahlung bewegt.
Fall 2: Ein gerichtliches Mahnverfahren wird eingeleitet, um die Forderung einzutreiben.
