Mahnwesen, auch bekannt als Forderungsmanagement, bezeichnet den Prozess und die Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, um offene Forderungen gegenüber seinen Kunden einzutreiben und sicherzustellen, dass Rechnungen fristgerecht bezahlt werden. Ziel ist die Sicherung der Liquidität des Unternehmens durch regelmäßige Zahlungsüberwachung, Erinnerungsschreiben, gerichtliche Mahnbescheide und gegebenenfalls Inkasso.
Das Mahnwesen besteht in der Regel aus mehreren Stufen. In der ersten Stufe wird eine freundliche Zahlungserinnerung mit einem neuen Zahlungsziel an den Kunden geschickt. Es ist empfehlenswert, nicht sofort eine Mahnung zu versenden, sondern im ersten Schritt Kunden freundlich zu erinnern, dass die Zahlung offen ist.
Reagiert der Kunde nicht auf die Zahlungserinnerung, kommt es zum außergerichtlichen Mahnverfahren. Der Kunde erhält die erste Mahnung (Mahngebühren spielen hier meist noch keine Rolle), die auf die Konsequenzen einer Nichtzahlung hinweist. In der Regel wird dem Kunden eine Frist von 14 Tagen eingeräumt, um die offene Forderung zu begleichen. Weitere Mahnungen können folgen, je nachdem wie lange die Zahlung ausbleibt.
Bleibt das außergerichtliche Mahnverfahren erfolglos und wurden bereits drei Mahnungen versendet, können Unternehmen ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Die letzte Mahnung sollte den Kunden klar darauf hinweisen, dass bei Nichteinhaltung der Zahlungsfrist keine weiteren Mahnungen folgen, sondern rechtliche Schritte eingeleitet werden. Dabei müssen Unternehmen darauf achten, dass das Mahnwesen ein rechtliches Verfahren ist und alle Schritte korrekt und fristgerecht ausgeführt werden, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein zivilrechtliches Verfahren ohne Anklage, Prozess oder Urteil. Unternehmen belegen die Forderung durch das Ausfüllen eines Antrags auf Erlass eines Mahnbescheids und durch schriftliche Mahnschreiben. Legt der Kunde keinen Widerspruch ein, erlässt das Gericht einen Bescheid zur Zwangsvollstreckung, der durch einen Gerichtsvollzieher durchgesetzt wird. Sollte der Kunde Widerspruch einlegen, bleibt nur noch der Weg über ein gerichtliches Klageverfahren, bei dem die Vertretung durch einen Anwalt erforderlich ist.
Die Höhe der Mahnkosten kann variieren und hängt von mehreren Faktoren ab, darunter die Anzahl der versendeten Mahnungen und die spezifischen Bestimmungen des Gläubigers. Im Allgemeinen sind jedoch einige Richtwerte zu beachten:
1. Erste Mahnung: Oftmals wird für die erste Mahnung keine Gebühr erhoben, insbesondere wenn sie als Zahlungserinnerung dient.
2. Zweite und dritte Mahnung: Für jede weitere Mahnung können in der Regel Gebühren anfallen. Diese liegen häufig zwischen 2,50 Euro und 5,00 Euro pro Mahnung, können aber je nach Unternehmen variieren.
3. Verzugspauschale: Bei Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr können Unternehmen gemäß § 288 Absatz 5 BGB eine Pauschale von 40 Euro geltend machen. Diese Regelung gilt jedoch nur für Geschäftsverträge zwischen Unternehmen.
4. Inkassokosten: Bleiben Mahnungen erfolglos und wird ein Inkassounternehmen eingeschaltet, fallen zusätzliche Kosten an. Diese richten sich nach der Höhe der Forderung und den Gebühren des Inkassounternehmens.
5. Gerichtliches Mahnverfahren: Die Kosten für ein gerichtliches Mahnverfahren setzen sich aus den Gerichtsgebühren und gegebenenfalls Anwaltsgebühren zusammen. Diese variieren je nach Höhe der Forderung und sind in der Gebührentabelle des Gerichtskostengesetzes (GKG) geregelt.
