Definition des Begriffs Forderungsmanagement
Der Begriff Forderungsmanagement wird definiert als Summe aller Maßnahmen und Prozesse, die ein Unternehmen ergreift, um offene Forderungen gegenüber Kunden oder Partnern zu verwalten und zu realisieren. Das Ziel des Forderungsmanagements ist es, die Liquidität und den Cashflow des Betriebs sicherzustellen und Ausfälle zu vermeiden.
Forderungsmanagement im Unternehmenskontext
Für Unternehmen ist ein effizientes Forderungsmanagement enorm wichtig, da es einen direkten Einfluss auf die Liquidität und die finanzielle Stabilität hat. Unbezahlte Rechnungen können sich schnell summieren und zu finanziellen Engpässen führen. Das wiederum beeinträchtigt das Liquiditätsmanagement und damit auch das Wachstum. Ein professionelles Forderungsmanagement kann solche Risiken minimieren und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens stärken.
Das Forderungsmanagement hat zwei Hauptziele: die Sicherstellung der Liquidität durch pünktliche Zahlungseingänge und die Reduzierung von Zahlungsausfällen als Teil des Risikomanagements. Es ist im Unternehmenskontext enorm wichtig, da es die Zahlungsströme überwacht, die Kreditwürdigkeit der Kunden bewertet und Mahn- sowie Inkassoverfahren rechtzeitig einleitet. Dies unterstützt die finanzielle Planung und Steuerung des Unternehmens.
Prozess des Forderungsmanagements
Forderungsentstehung und -verwaltung
Durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen auf Rechnung beginnt das Forderungsmanagement. Hat das Unternehmen seine Leistung erbracht oder ein Produkt verkauft, kann es für die ausstehende Zahlung eine Zahlungsaufforderung – also Rechnung – versenden. Die Rechnung enthält wichtige Informationen wie das Lieferdatum, eine detaillierte Aufstellung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren, den Gesamtbetrag, Zahlungsziel sowie die Zahlungsbedingungen.
Zum Forderungsmanagement gehört es nun, diese Rechnungen systematisch zu erfassen, indem sie in ein Rechnungs- oder ERP-System eingepflegt werden. Solche Systeme ermöglichen eine kontinuierliche Überwachung und Verfolgung der offenen Forderungen. Dennoch ist es wichtig, regelmäßig den Zahlungseingang zu überprüfen und bei Bedarf Mahnungen zu versenden, um säumige Zahlungen einzutreiben. Durch ein effektives Forderungsmanagement kann das Unternehmen seine Liquidität sichern und die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsausfällen minimieren.
Mahnwesen und Inkasso
Hat die Zahlungsaufforderung nicht zum gewünschten Zahlungseingang geführt, kann ein Betrieb im Rahmen des Mahnwesens Schritte unternehmen, um ausstehende Beträge anzumahnen. Dazu gehören neben der ersten Zahlungserinnerung auch alle folgenden Versuche bis hin zur Einleitung von rechtlichen Maßnahmen. Das Inkasso, als weiterführender Prozess, agiert meist ausgegliedert in Form von Inkasso-Services wie dem Elbe Inkasso oder Rechtsanwälten.
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Strategien zur Prävention
Bonitätsprüfung und Risikobewertung
Eine wichtige, vorbeugende Maßnahme im Forderungsmanagement ist die Bonitätsprüfung. Die Bonität dient dazu, die Kreditwürdigkeit potenzieller Kunden zu überprüfen. Wird die Kreditwürdigkeit von Kunden vor Vertragsabschluss überprüft, können Zahlungsausfälle vermieden werden. Auskunft geben können sogenannte Wirtschaftsauskunfteien – etwa die SCHUFA oder Creditreform. Sie sammeln und analysieren eine Vielzahl von Daten, um ein aussagekräftiges Bild über die finanzielle Situation und das Zahlungsverhalten von potenziellen Geschäftspartnern zu zeichnen.
Aber auch interne Bewertungsverfahren zeigen Wirkung. Durch die Entwicklung eigener Bewertungsmodelle und Scoring-Verfahren, können Unternehmen die Kreditwürdigkeit ihrer Kunden effizient einschätzen und individuell angepasste Risikomanagementstrategien entwickeln. Diese internen Verfahren berücksichtigen spezifische Kriterien und Unternehmensanforderungen, die in standardisierten Auskünften möglicherweise nicht vollständig erfasst werden.
