Offene Posten im Forderungsmanagement

19. Juni 2024

Factoring

Prozesse

Offene Posten ausbuchen - Alle Infos im aifinyo blog

Inhaltsübersicht

    Inhaltsübersicht

      Kein Unternehmer sollte den so simpel klingenden Begriff der offenen Posten und ihr Management unterschätzen, da sie die Liquidität, das Betriebskapital und die Bonität eines Unternehmens direkt beeinflussen. Eine effiziente Handhabung offener Posten kann signifikante Auswirkungen auf die finanzielle Gesundheit und die operative Wirtschaftlichkeit eines Betriebs haben. Indem Sie offene Posten effektiv managen, wirken Sie nicht nur potenziellen Verlusten entgegen, sondern stärken auch die finanzielle Stabilität und das Vertrauen Ihrer Geschäftspartner.

      Die Herausforderung offener Posten im Finanzmanagement

      Offene Posten entstehen, wenn Rechnungen ausgestellt, aber noch nicht beglichen wurden. Sie repräsentieren somit kurzfristige Forderungen gegenüber Kunden. Ein wirkungsvolles Management dieser Posten ist unerlässlich, um die Liquidität zu sichern. Die Herausforderung liegt in der effizienten Überwachung, Mahnung und letztendlichen Ausbuchung dieser Forderungen, ohne dabei die Kundenbeziehungen zu beeinträchtigen.

       

      Dies zeigt sich am besten an Beispielen wie diesem:

       

      Ein IT-Dienstleistungsunternehmen hat eine offene Forderung von 10.000 Euro gegenüber einem Kunden, der nicht bezahlt. Nachdem der Kunde insolvent wird, erkennt das Unternehmen, dass die Forderung uneinbringlich ist. Es bucht daher die 10.000 Euro als Verlust aus Forderungsausfall aus, was das Ergebnis vor Steuern reduziert. Der Ausbuchungsvorgang wird sorgfältig dokumentiert für Buch- und Steuerprüfungen. In der Bilanz verringert sich dadurch das Umlaufvermögen, und das Eigenkapital nimmt aufgrund des Verlusts ab. Was kann präventiv unternommen werden, um dem vorzubeugen?

      Warum werden Forderungen oder Verbindlichkeiten ausgebucht?

      Wie können Sie mittels effizientem Forderungsmanagement dem notwendigen Ausbuchen offener Posten vorbeugen? Um eine Antwort auf diese Frage zu finden, bedarf es der Verdeutlichung, wie es zu offenen Posten kommt. Wir unterscheiden diese Fälle:

       

      1. Uneinbringliche Forderungen: Wenn Sie feststellen, dass eine Forderung gegenüber Ihrem Kunden nicht mehr eintreibbar ist, weil der Kunde beispielsweise zahlungsunfähig geworden ist, wird die Forderung als uneinbringlich betrachtet und aus den Büchern ausgebucht. Dies führt in der Regel zu einem Verlust für das Unternehmen.

       

      1. Verjährung: Forderungen und Verbindlichkeiten verjähren nach einer bestimmten Zeit. Ist das der Fall, dürfen sie nicht mehr geltend gemacht werden. Stattdessen werden sie oft ausgebucht.

       

      1. Kulanz oder Verhandlungen: Manchmal werden offene Posten aufgrund von Kulanzentscheidungen oder nach Verhandlungen mit dem Geschäftspartner ausgebucht. Beispielsweise kann ein Lieferant entscheiden, eine teilweise Bezahlung einer Schuld als vollständige Zahlung zu akzeptieren und den restlichen Betrag auszubuchen.

       

      1. Interne Verrechnung: In manchen Fällen können offene Posten durch interne Verrechnung mit gegenseitigen Forderungen und Verbindlichkeiten ausgebucht werden. Wenn beispielsweise zwei Abteilungen Ihres Unternehmens gegenseitige Ansprüche haben, können diese gegeneinander aufgerechnet und aus den Büchern genommen werden.

       

      Das Management offener Posten – was einfach erscheinen mag, wirkt sich dennoch entscheidend auf die Bilanz Ihres Unternehmens aus. Sie wird angepasst, da die entsprechenden Forderungen oder Verbindlichkeiten nicht mehr als Vermögenswerte oder Verpflichtungen geführt werden. Es ist ein wichtiger Vorgang im Rahmen des Forderungsmanagements und der Bilanzpflege, der korrekt dokumentiert und begründet werden muss.

      Strategien zur Optimierung des Forderungsmanagements

      Offene Posten optimal handzuhaben, erfordert durchaus einen strategischen Ansatz. Er sollte sowohl die finanziellen Aspekte als auch die Kundenbeziehungen berücksichtigen. aifinyo empfiehlt eine Kombination aus präventiven Maßnahmen wie der Etablierung klarer Zahlungsziele und der frühzeitigen Identifikation von Zahlungsrisiken sowie reaktiven Strategien wie dem Einsatz von Mahnverfahren und der Anwendung von Inkasso.

       

      Durch die Implementierung dieser Maßnahmen kann ein Unternehmen das Risiko von Zahlungsausfällen minimieren und die Notwendigkeit des Ausbuchens offener Posten erheblich reduzieren:

       

      1. Bonitätsprüfung:
      Führen Sie vor der Annahme neuer Kundenaufträge Bonitätsprüfungen durch, um die Zahlungsfähigkeit der Kunden zu bewerten. Nutzen Sie Bonitätsauskünfte von Kreditagenturen und überwachen Sie regelmäßig die Bonität bestehender Kunden.

      2. Klar definierte Kreditrichtlinien:
      Entwickeln Sie klare Kreditrichtlinien und kommunizieren Sie diese deutlich an Ihre Kunden. Setzen Sie Kreditlimits basierend auf der Bonität der Kunden und deren Zahlungsmoral.

      3. Professionelles Rechnungswesen:
      Stellen Sie sicher, dass Rechnungen korrekt und zeitnah erstellt und versendet werden. Verwenden Sie ein effizientes Rechnungsstellungssystem wie Billomat, das automatisierte Erinnerungen und Mahnungen ermöglicht.

      4. Frühzeitige und regelmäßige Zahlungserinnerungen:
      Versenden Sie rechtzeitig Zahlungserinnerungen, bevor Rechnungen fällig werden. Implementieren Sie ein systematisches Mahnwesen, das Kunden an offene Rechnungen erinnert.

      5. Anreize für frühzeitige Zahlungen:
      Bieten Sie Skonto oder andere Rabatte für frühzeitige Zahlungen an, um Kunden zu motivieren, Rechnungen vor dem Fälligkeitsdatum zu begleichen.

      6. Flexibilität bei den Zahlungsbedingungen:
      Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Zahlungsbedingungen und passen Sie diese gegebenenfalls an die Marktsituation und die Bedürfnisse Ihrer Kunden an. Bieten Sie alternative Zahlungsmethoden an, um den Zahlungsprozess zu erleichtern.

      7. Kundenbetreuung und Kommunikation:
      Pflegen Sie eine gute Beziehung zu Ihren Kunden und halten Sie regelmäßigen Kontakt, um frühzeitig auf mögliche Zahlungsprobleme aufmerksam zu werden. Seien Sie proaktiv und verständnisvoll im Umgang mit Kunden, die Zahlungsschwierigkeiten haben, und suchen Sie gemeinsam nach Lösungen.

      8. Inkassomanagement:
      Für die Fälle, in denen Zahlungen ausbleiben, bietet aifinyo Mahnverfahren und Forderungsmanagement mittels eigenem Inkasso-Service an. Diese Prozesse sind darauf ausgerichtet, effizient und kundenfreundlich zu sein, um die Beziehung zum Kunden nicht zu belasten, während gleichzeitig die offenen Posten erfolgreich eingefordert werden.

      9. Monitoring und Reporting:
      Überwachen Sie regelmäßig Ihre Forderungen und erstellen Sie detaillierte Berichte, um frühzeitig auf mögliche Risiken aufmerksam zu werden. Nutzen Sie KPIs (Key Performance Indicators) wie Days Sales Outstanding (DSO), um die Effizienz Ihres Forderungsmanagements zu messen.

      Schnelle Liquidität und Unabhängigkeit von Zahlungszielen: Mit Factoring verkaufen Sie fortlaufend Ihre B2B-Forderungen an aifinyo. Wir übernehmen zudem das Mahnwesen und den Ausfallschutz, während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

      image product

      Factoring

      Ihre smarte Rechnungsfinanzierung

      Mehr erfahren

      Darum kann Factoring bei offenen Posten helfen:

      Factoring ermöglicht es Unternehmen, flexible Zahlungsbedingungen anzubieten, was zur Prävention von Zahlungsverzögerungen beitragen kann. Durch individuell anpassbare Zahlungspläne können Ihre Kunden ihre Rechnungen gemäß ihrer eigenen Liquiditätssituation begleichen, was die Kundenzufriedenheit erhöht und das Risiko von Zahlungsverzögerungen verringert.

       

      Mit Factoring verkaufen Unternehmen ihre Forderungen an einen Factor, der im Gegenzug sofortige Liquidität bereitstellt. Dies bedeutet, dass das Unternehmen nicht auf die Zahlungseingänge warten muss, sondern sofort über die benötigten finanziellen Mittel verfügt, um laufende Betriebskosten zu decken, Investitionen zu tätigen oder weiteres Wachstum zu finanzieren. Zudem übernimmt der Factor beim Rechungsverkauf das Forderungsmanagement sowie das Inkasso, wodurch administrative Aufgaben und das Risiko von Zahlungsausfällen ausgelagert werden.

       

      Ein weiterer Vorteil des Factorings besteht darin, dass Unternehmen durch die Verbesserung ihrer Liquidität auch bessere Konditionen bei Lieferanten aushandeln können. Die gestärkte Verhandlungsposition kann beispielsweise zu günstigeren Einkaufspreisen führen, was letztlich die Gewinnmargen erhöht. Darüber hinaus bietet Factoring eine höhere Planbarkeit der finanziellen Mittel, da Unternehmen genau wissen, wann sie mit Zahlungseingängen rechnen können.

       

      Für Kunden bedeutet Factoring ebenfalls Vorteile: Durch die Möglichkeit, Rechnungen in ihrem eigenen Tempo zu begleichen, wird die Kundenbindung gestärkt. Flexible Zahlungspläne und verlängerte Zahlungsfristen können zu einer langfristigeren Geschäftsbeziehung und einer höheren Zufriedenheit führen, da sich die Kunden nicht unter Druck gesetzt fühlen, sofort zu zahlen.