15. Mai 2024
Inkasso
Liquidität
In einer Zeit, in der Unternehmen mit unzähligen Herausforderungen konfrontiert sind, von schwankenden Marktbedingungen bis hin zu steigenden Betriebskosten, ist die Sicherung der Liquidität nicht nur ein „nice-to-have“, sondern schlichtweg überlebensnotwendig. Eine Schlüsselrolle spielt dabei das professionelle Debitorenmanagement und die offenen Zahlungen. Effektives Inkasso und zielgerichtetes Mahnwesen können den Unterschied zwischen Wachstum und Stillstand, zwischen Erfolg und Insolvenz bedeuten. Doch wie navigiert man durch das komplexe Gebiet des Forderungsmanagements, ohne dabei die Beziehung zu den Kunden zu gefährden?
Dass es für viele Unternehmen heutzutage alles andere als einfach ist, liquide zu bleiben, zeigen aktuelle Entwicklungen: Ein Hauptgrund für die Insolvenz von Unternehmen ist die fehlende Liquidität, oft bedingt durch verspätete oder ganz ausbleibende Zahlungen. Aktuelle Analysen des Zahlungsverhaltens deutscher Unternehmen bestätigen diese Tendenz: Obwohl das durchschnittliche Zahlungsziel bei 30 Tagen liegt, werden Forderungen häufig erst nach 45 Tagen beglichen. Diese Verspätung führt insbesondere bei kleinen und mittelständischen Betrieben zu erheblichen, finanziellen Engpässen.
Wie kommt es so weit und warum sind verspätete Zahlungen unter vielen Unternehmen so weit verbreitet? Auch hier lassen sich Liquiditätsschwierigkeiten als einer der Hauptgründe für schlechtes Zahlungsverhalten nennen. Unternehmen mit Zahlungsschwierigkeiten verhalten sich bei der Bezahlung ihrer Verpflichtungen selektiv: Priorisiert bezahlt werden häufig wichtige Lieferanten sowie Rechnungen der öffentlichen Hand und Bank- und Finanzverbindlichkeiten. Weniger prioritäre Lieferanten müssen oftmals länger auf ihr Geld warten.
Damit es gar nicht erst so weit kommt, ist es – gerade im Hinblick auf die Sicherstellung der eigenen Liquidität – ratsam, Vorsorgemaßnahmen zu treffen und Forderungsausfällen vorzubeugen. Dazu könnte beispielsweise gehören:
Bonitätsprüfung als Vorsorge gegen Forderungsausfälle:
Prüfen Sie vor Abschluss von Lieferverträgen die Bonität Ihrer Kunden, denen Sie Zahlungsziele einräumen wollen. Das gilt vor allem für neue Geschäftspartner und Kunden, bei denen es um größere Rechnungssummen geht. Greifen Sie dabei auf verfügbare Informationen und Bonitätsindizes zurück, die eine Bewertung der Kundenbonität erlauben. Kunden mit unzureichender Bonität sollten Sie kein Zahlungsziel einräumen und Vorkasse verlangen.
Sorgfältige Einräumung von Zahlungszielen
Verkaufen Sie Ihre Leistung nicht über großzügige oder branchenunübliche Zahlungsziele. Bieten Sie Ihren Kunden vielmehr Anreize, möglichst rasch zu zahlen (Skonto). Bei größeren Kreditbeträgen sollten Sie Sicherheiten fordern (z.B. Bankbürgschaften). Kalkulieren Sie in jedem Fall Ihre eigenen Kosten, die Ihnen durch den Lieferantenkredit entstehen, in den Angebotspreis ein.
Zügige Rechnungsstellung
Wenn Sie Ihre vereinbarte Leistung erbracht haben, stellen Sie unverzüglich Ihre Rechnung. Je länger Sie mit der Rechnungslegung warten, umso wahrscheinlicher wird der Zahlungsausfall.
Überwachung der Zahlungseingänge
Achten Sie darauf, dass Zahlungstermine und Zahlungsbeträge in Ihrem Rechnungswesen genauestens überwacht werden.
Nichtsdestotrotz passiert es immer wieder, dass ein Kunde eine Rechnung nicht wie gefordert bezahlt. Um Außenstände nicht zu Liquiditätsproblemen werden zu lassen und ausstehende Zahlungen effizient einzutreiben, sollte man strukturiert vorgehen. Gleichzeitig ist es wichtig, sich vor Augen zu rufen, dass es sich beim Schuldner um einen Kunden handelt und sich voreilige gerichtliche Schritte oder scharf formulierte Mahnungen negativ auf die Kundenbeziehung auswirken könnten. Bevor Mahnungen versendet werden, sollte daher intern geprüft werden, ob alle Leistungen korrekt erbracht wurden und keine berechtigten Reklamationen des Kunden vorliegen.
Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Schritte vor, die Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen, ihr Forderungsmanagement effizienter zu gestalten und durchzusetzen.
Überprüfen Sie nach Erbringung Ihrer Leistung sofort die Fälligkeit der Zahlung. Ist kein spezifisches Datum auf der Rechnung vermerkt, tritt der Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB automatisch 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit der Rechnung ein. Von diesem Zeitpunkt an können Sie als Gläubiger gegenüber dem Schuldner weitergehende Rechte (z.B. Verzugsschaden) geltend machen, sofern die Rechnung nicht bezahlt ist.
2. Erstes Mahnschreiben
Sobald der Kunde in Verzug gerät, senden Sie ein erstes Mahnschreiben. Dieses sollte höflich, aber bestimmt formuliert sein, und den ausstehenden Betrag, das Datum der ursprünglichen Rechnung und eine konkrete Frist für die Zahlung enthalten. Bereits an diesem Punkt ist es möglich, die Forderung an einen Inkasso-Service abzugeben.
3. Telefonisch mahnen
Nach Versand der schriftlichen Mahnung ist ein telefonischer Kontakt zum Kunden meist ratsam. Dies zeigt nicht nur Ihre Entschlossenheit, sondern bietet auch die Möglichkeit, eventuelle Missverständnisse direkt zu klären und eine Zahlungsvereinbarung zu treffen.
4. Weitere Mahnungen
Bleibt eine Reaktion aus, sollten eine zweite und eventuell dritte Mahnung folgen. Jede Mahnung erhöht den Druck, bedeutet für Sie jedoch auch zusätzlich aufgebrachte Zeit und Nerven. An dieser Stelle müssen Sie selbst entscheiden, ob Sie das Mahnverfahren weiter selbst bearbeiten wollen und wie lange Sie aus Liquiditätssicht auf Ihr Geld warten können. Eine Übergabe an Inkasso-Anbieter kann den Mahnprozess beschleunigen.
5. Inkassoinstitut oder anwaltliches Mahnschreiben
Reagiert der Kunde weiterhin nicht, stellt in vielen Fällen das Hinzuziehen eines Rechtsanwalts oder eines Inkassoinstituts wie dem Elbe Inkasso von aifinyo den nächsten Schritt dar. Ein professionelles Schreiben von einem Dritten zeigt dem Schuldner ausführlich die Sach- und Rechtslage der Situation auf und macht auf viele Schuldner mehr Eindruck als eine normale Mahnung.
Ein Inkassounternehmen ist im außergerichtlichen Forderungseinzug dem Rechtsanwalt gleichgestellt und wird Ihren Kunden nicht nur mahnen, sondern auch telefonisch und/oder persönlich kontaktieren.
6. Gerichtliche Schritte oder außergerichtliche Einigung
Bevor gerichtliche Schritte eingeleitet werden, sollten Sie noch einmal versuchen, eine außergerichtliche Einigung zu erzielen.
7. Gerichtliches Mahnverfahren
Sollten alle außergerichtlichen Bemühungen scheitern, ist die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens der nächste Schritt. Dieses Verfahren dient dazu, einen Mahn- oder Vollstreckungsbescheid gegen den Schuldner zu erwirken, mit dem im Ernstfall eine Zwangsvollstreckung in die Wege geleitet werden kann.
8. Gerichtliches Klageverfahren
Wenn der Schuldner Widerspruch gegen den Mahnbescheid oder die Forderung einlegt (z.B. bei Schlechterfüllung oder Nichterhalt der Ware), bleibt der Weg über eine Klage. Hierbei sollten Sie sich von einem Rechtsanwalt beraten und vertreten lassen sowie die Erfolgsaussichten und Kosten vorab prüfen lassen.
9. Kosten
Ab dem Zeitpunkt des Verzugs haben Sie als Gläubiger Anspruch auf die Zahlung von Verzugszinsen. Zudem steht Ihnen die Erstattung der Kosten für einen beauftragten Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro und alle tatsächlich entstandenen Auslagen, wie Gerichts- und Gerichtsvollzieherkosten, zu. Ihr Vorteil mit Elbe Inkasso von aifinyo: Unsere Gebühren werden nur fällig, wenn wir Ihre offenen Forderungen erfolgreich einziehen können. Die Erfolgsprovision beträgt 10% des eingezogenen Betrags.
Ein professionelles Forderungsmanagement ist unverzichtbar, um die Liquidität zu sichern und die Unternehmensexistenz nicht durch säumige Zahler zu gefährden. Unternehmen müssen proaktiv handeln, um ihren Zahlungsfluss zu optimieren und ausstehende Forderungen effektiv einzutreiben.
Durch die konsequente Anwendung dieser 10 Schritte im Forderungsmanagement können Unternehmen ihre Liquidität schützen und die Risiken von Zahlungsausfällen minimieren.
