Akontorechnung: so bleiben Sie liquide

Was ist eine Akontorechnung?

Eine Akontorechnung bzw. Abschlagszahlung ist eine Art Zwischenzahlung oder Vorauszahlung. Der Kunde zahlt schon einen gewissen Betrag, bevor er ein Produkt in den Händen hält oder von einer Dienstleistung profitiert hat – sein Vorteil: Er muss eine Rechnung nicht auf einen Schlag zahlen. Der Vorteil für den Auftragnehmer: Er muss keine finanzielle Durststrecke bis zur Schlussrechnung fürchten.

Akontorechnungen bieten sich vor allem für größere, länger andauernde Auftragsarbeiten an – beispielsweise, wenn ein Bauunternehmen ein langfristiges Sanierungsprojekt durchführt. Damit das Unternehmen nicht monatelang ohne Bezahlung arbeitet, kann es zu bestimmten Zeitpunkten Teilrechnungen vereinbaren, die später auf die Schlussrechnung angerechnet werden. Ein konkretes Beispiel für eine solche Akontorechnung finden Sie hier.

Ein weiteres Beispiel für eine Akontorechnung ist die Abschlagszahlung bei einem Stromanbieter. Das Prinzip: Der Verbraucher zahlt im regelmäßigen Turnus einen Teilbetrag. Am Ende der Abrechnungsperiode erhält er dann eine Rechnung über den tatsächlichen Stromverbrauch. Nun kommt es darauf an, wie sparsam der Verbraucher war – oder eben auch nicht: Hat er weniger Strom verbraucht als er bereits bezahlt hat, bekommt er Geld zurück. Hat er mehr verbraucht, muss nachgezahlt werden.

Auch jeder Mieter hat mit einer Akontorechnung bzw. Abschlagszahlung zu tun – nämlich dann, wenn es um die Nebenkosten geht. Jeder Mieter zahlt in der Regel monatlich einen bestimmten Pauschalbetrag für Wasser, Heizung, Hausmeisterarbeiten etc. Auch hier gibt es die Gesamtrechnung erst am Jahresende. Hat er über den Abrechnungszeitraum zu viel gezahlt, erhält er den entsprechenden Betrag zurück. Hat er zu wenig gezahlt, wird bekanntlich eine Nachzahlung fällig.

Akontorechnung – Vorteile im Überblick

Akontorechnungen bringen Vorteile für Auftragnehmer und Auftraggeber. Welche das sind? Wir haben sie zusammengefasst.

Vorteile für Auftragnehmer:

Der größte Pluspunkt für Unternehmen ist es, dass sie durch Akontorechnungen nicht Wochen oder sogar Monate auf ihr Geld warten müssen. Das kann schnell passieren, wenn beispielsweise eine Auftragsarbeit entsprechend viel Zeit verschlingt, Materialien vorfinanziert werden müssen und das Unternehmen erst nach Abschluss aller Leistungen bezahlt wird. Gerade für kleinere Unternehmen und Startups können solche Phasen riskant sein. Akontorechnungen garantieren ihnen den Erhalt ihrer Liquidität, denn es fließen regelmäßig fest vereinbarte Teilbeträge in die Kasse. So lassen sich die laufenden Kosten decken – und man kann der Abschlussrechnung gelassener entgegensehen. Wichtiger Tipp also: Besonders bei umfangreichen und langfristigen Projekten bieten Akontorechnungen eine wertvolle finanzielle Sicherheit.

Vorteile für Auftraggeber:

Auch für Ihre Kunden wirkt sich eine Akontorechnung positiv auf deren Liquidität aus. Denn anstelle eines großen Batzen Geldes können sie mit kleineren Teilbeträgen auch ihre eigene Kasse liquide halten und haben so mehr finanziellen Spielraum.

Hinzukommt, dass Akontorechnungen automatisch dazu führen, dass Ihre Auftraggeber jederzeit einen guten Überblick über den Fortschritt des Auftrags haben. Denn bezahlt werden die Teilbeträge in der Regel erst, wenn der entsprechende Arbeitsabschnitt auch zufriedenstellend umgesetzt wurde.

Zu guter Letzt profitieren Kunden auch noch bei der Steuer – zumindest, wenn es sich um einen gewerblichen Auftraggeber handelt. Steuerlich günstig kann es zum Beispiel sein, wenn ein Teil der Ausgaben ins aktuelle Steuerjahr fällt, die Schlussrechnung aber erst im kommenden Jahr erfolgt.

Akontorechnung vereinbaren – das sollten Sie beachten

Wer mit seinem Kunden eine Akontorechnung vereinbaren möchte, sollte einige Punkte beachten. Wir haben die wichtigsten Fakten für Sie gesammelt:

• Vereinbaren Sie für das komplette Projekt eine Gesamtsumme. Halten Sie die Teilsummen schriftlich fest und vereinbaren Sie die Zahlung bei Erreichen bestimmter Etappenziele.
• Definieren Sie die Etappenziele konkret und bis ins Detail. So vermeiden Sie Missverständnisse und falsche Interpretationen.
• Geben Sie auf allen Teilrechnungen den Wert Ihrer erbrachten Leistung als Bruttowert an. Angaben wie Umsatzsteuer, Steuerbetrag und Rechnungsbetrag dürfen nicht fehlen.
• Machen Sie auf allen Teilrechnungen deutlich, dass es sich um eine Akontorechnung handelt. So drücken Sie unmissverständlich aus, dass am Ende noch eine Abschlussrechnung folgt.
• Zu der Höhe der Teilrechnungen gibt das Gesetz keine Limits vor – es gilt die Vertragsfreiheit. Dennoch sollten Sie fair sein und nur angemessene Summen einfordern. Bei größeren Aufträgen haben sich in der Praxis 20 bis 30 Prozent der Gesamtsumme häufig bewährt.
• Achten Sie auf eine korrekte Abschlussrechnung: Verrechnen Sie am Ende des Auftrages die bereits getätigten Zahlungen mit den offenen Beträgen. Es schadet nicht, hier die Beträge doppelt zu prüfen.

Akontorechnung – ein Beispiel

Nehmen wir die Trockenbaufirma Kunze. Sie hat den Auftrag angenommen, ein Restaurant zu renovieren. Die Renovierung ist aufwändig und dauert mehrere Monate. Um nicht monatelang finanziell auf dem Trockenen zu sitzen, vereinbart die Firma Kunze eine Akontorechnung. Und das sieht so aus:

Die gesamten Kosten für den Auftrag belaufen sich auf 50.000 Euro plus Umsatzsteuer. Firma Kunze und die Restaurantbesitzer vereinbaren, dass zwei Teilrechnungen zu bestimmten Etappenzielen bezahlt werden. Die erste Teilrechnung von 10.000 Euro plus Umsatzsteuer soll bei Fertigstellung des ersten Bauabschnittes fällig werden.