Definition der E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist ein digitales Rechnungsdokument. Es wird strukturiert erstellt, versendet und empfangen. Das macht es maschinell lesbar und verarbeitbar.
Seit 2011 sind elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt und können in Formaten wie PDF, JPG oder anderen Bilddateien übermittelt werden, solange sie den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und lesbar sind. Im Zuge des Wachstumschancengesetzes müssen Unternehmen neue gesetzliche Anforderungen erfüllen.
Rechtliche und technische Anforderungen ab dem 1. Januar 2025
Ab dem 1. Januar 2025 werden elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format ausgestellt, das der europäischen Norm CEN EN 16931 entspricht.
Dazu zählen Formate wie ZUGFeRD und XRechnung, die speziell für diese Anforderungen entwickelt wurden.
Papierbelege müssen ab 2025 neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um weiterhin gültig zu sein. Zudem werden sie nicht mehr die bevorzugte Form der Rechnungsstellung darstellen.
Unterscheidung zwischen E-Rechnungen und anderen Rechnungsformen
Elektronische Rechnungen verfügen über ein strukturiertes Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.
Im Gegensatz dazu, handelt es sich bei traditionellen Papier- oder PDF-Rechnungen lediglich um visuelle Darstellungen, die keine strukturierten Daten enthalten und daher manuell verarbeitet werden müssen.
Verpflichtung zur Nutzung strukturierter E-Formate
Die E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 umfasst Formate wie ZUGFeRD und XRechnung, die die europäische Norm erfüllen.
– XRechnung: Ein XML-Format ohne visuelle Komponente, das hauptsächlich im öffentlichen Auftragswesen verwendet wird.
– ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung und ein PDF für die menschliche Überprüfung kombiniert. Im ZUGFeRD-Format wird der strukturierte Teil (XML) maßgeblich sein.
Einführung der E-Rechnung in Phasen: 2025 bis 2028
Die schrittweise Einführung der E-Rechnung:
– Ab 2025:
Der Empfang von E-Rechnungen muss in B2B-Unternehmen gewährleistet sein. Stimmt der Empfänger zu, dürfen Papierrechnungen – unter neuen Auflagen – noch bis Ende 2026 versendet werden.
– Ab 2027:
Übergangsfristen geben kleinen Unternehmen Zeit, um sich an die neuen Anforderungen anzupassen.
Stimmt der Empfänger zu, dürfen Betriebe mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro bis Ende 2027 Papierrechnungen versenden.
– Ab 2028:
Alle Unternehmen müssen die neuen Regelungen unabhängig vom Umsatz befolgen.
Pflichtangaben E-Rechnung
Auch eine E-Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmens: Der vollständige Name und die Adresse des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt.
2. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers: Der vollständige Name und die Adresse des Kunden oder Empfängers der Leistung.
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens: Diese ist erforderlich, um die Steuerpflicht des Unternehmens nachzuweisen.
4. Rechnungsnummer: Eine eindeutige fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung.
5. Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
6. Lieferdatum oder Leistungszeitraum: Der Zeitpunkt, an dem die Lieferung oder Dienstleistung erbracht wurde.
7. Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang der erbrachten Dienstleistungen: Eine genaue Beschreibung der Produkte oder Dienstleistungen.
8. Netto-Betrag: Der Preis der Waren oder Dienstleistungen ohne Umsatzsteuer.
9. Steuersatz und Steuerbetrag: Der anzuwendende Umsatzsteuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag.
10. Gesamtbetrag: Der Gesamtbetrag der Rechnung inklusive Umsatzsteuer.
11. Hinweise auf Steuerbefreiung oder -ermäßigung: Falls zutreffend, Angaben zu steuerlichen Sonderregelungen.
12. Zahlungsbedingungen: Angaben zu den Zahlungsmodalitäten, wie Zahlungsziel oder Skonto. Auch ein Abtretungsvermerk, wenn Factoring genutzt wird, ist enthalten.
13. Bankverbindung: Die Kontodaten des Unternehmens für die Überweisung.
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