Die Abkürzung ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Gemeint ist ein Datenformat für den elektronischen Austausch von Rechnungen, das die Digitalisierung und den elektronischen Austausch von Rechnungen fördern soll.
ZUGFeRD kombiniert zwei Formate in einer Rechnung. Es trägt einerseits die strukturierten Daten der XML-Datei, so auch in der XRechnung verwendet und andererseits eine visuelle Komponente. So ist es sowohl für Menschen als auch Maschinen wie Computersysteme lesbar.
ZUGFeRD entspricht den gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen. Darüber hinaus ist es konform mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die elektronische Rechnungsstellung in öffentlichen Aufträgen vorschreibt.
Das ZUGFeRD-Format kann von vielen ERP– und Rechnungssystemen problemlos verarbeitet werden, was den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen vereinfacht. Zudem beeinflusst es die Automatisierung von Zahlungsvorgängen, denn die manuelle Datenübernahme und das damit verbundene Risiko der fehlerhaften Erfassung entfallen – das optimiert das Forderungsmanagement und wirkt sich positiv auf die Liquidität aus.
Im Zuge des Wachstumschancengesetzes ändert sich zum 01. Januar 2025 einiges in der B2B-Rechnungsstellung. Die E-Rechnung wird damit obligatorisch,
E-Rechnungen werden in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, versendet und empfangen. Das macht eine maschinelle Auslesung und Verarbeitung möglich. Das setzt auch eine Konformität mit der Richtlinie EN 16931 inklusive der Syntaxen voraus. Bewährte Rechnungsformate, etwa Papier oder PDF, gelten dann als „Sonstige Rechnungen“ und müssen auch neuen Anfoderungen gerecht werden.
Ab dem 1. Januar 2025 hat die Papierrechnung keinen Vorrang mehr. Mussten Empfänger dem Erhalt einer E-Rechnung bisher ausdrücklich zustimmen, wird deren Versand nun Standard.
Papierrechnungen verschwinden jedoch nicht sofort: Während der Übergangsphase bis zum 31. Dezember 2025 können Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin „sonstige Rechnungen“ ausstellen.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro, erhalten die Möglichkeit bis zum 31. Dezember 2026 Papierrechnungen oder andere elektronische Formate (z.B. PDF) zu übermitteln, vorausgesetzt der Empfänger stimmt dem zu. Ab dem 01. Januar 2027 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen für B2B-Transaktionen ausstellen.
XRechnung:
– Datenformat: Rein XML-basiert.
– Zielgruppe: Speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt.
– Rechtsgrundlage: Entspricht den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
– Lesbarkeit: Nur maschinenlesbar.
– Verwendung: Hauptsächlich für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber.
ZUGFeRD:
– Datenformat: Eine Kombination aus einer menschenlesbaren PDF/A-3-Datei und einer XML-Datei.
– Zielgruppe: Geeignet für den öffentlichen und den privaten Sektor.
– Hybridstruktur: Erleichtert die Integration in bestehende Geschäftsprozesse.
– Nutzerfreundlichkeit: Vereinfacht die Umstellung für Unternehmen, die sowohl digitale als auch papierbasierte Rechnungen nutzen.
– Flexibilität: Bietet mehr Flexibilität und ist für eine breitere Anwendung im B2B-Bereich geeignet.
– Gemeinsamkeiten:
Beide Formate fördern die Digitalisierung der Rechnungsstellung in Deutschland.
– Unterschiede:
Technische Interoperabilität: XRechnung zielt auf eine verbesserte technische Kompatibilität und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben im öffentlichen Sektor.
Anwendungsbereich: ZUGFeRD ist vielseitiger und durch seine Hybridstruktur besser für den privaten Sektor sowie gemischte Geschäftsprozesse geeignet.
