Das XRechnung-Format ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das eine strukturierte und maschinelle Verarbeitung möglich macht. Es entspricht den Anforderungen der europäischen Norm CEN EN 16931.
Die XRechnung spielt eine wesentliche Rolle in der Digitalisierung und Modernisierung von Geschäftsprozessen.
In Deutschland wurden E-Rechnungen im Jahr 2011 im steuerlichen Kontext einer Papierrechnung gleichgestellt. Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wird das Format ab 2025 obligatorisch.
Das XML-Format ist maschinell verarbeitbar, reduziert manuelle Eingriffe und folgerichtig auch Fehler. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF- oder Papierformaten enthält dieses Format strukturierte Daten. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) überwacht den Standard im Auftrag des IT-Planungsrats.
Ab 2025 sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen in einem strukturierten Format wie der XRechnung oder ZUGFeRD auszustellen und zu empfangen.
Für die XRechnung gilt dies bereits jetzt für Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern. Wer im B2B-Bereich tätig ist, muss die eigenen Systeme entsprechend anpassen, um den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
2025: Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Papierrechnungen dürfen bis Ende 2026 noch versendet werden, wenn der Empfänger zustimmt.
2027: Die neuen Vorschriften gelten für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro.
2028: Alle Unternehmen müssen die neuen Regelungen unabhängig vom Umsatz befolgen.
Für die Erstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung muss grundsätzlich der aktuelle XRechnungs-Standard verwendet werden. Alternativ können auch andere Rechnungsformate genutzt werden, sofern sie den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931, der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entsprechen. Ein Beispiel dafür ist das ZUGFeRD-Format in der Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG.
Elektronische Rechnungen dürfen weiterhin per E-Mail zugestellt werden, vorausgesetzt sie entsprechen einem strukturierten Format. Für die revisionssichere Archivierung sollten Unternehmer spezielle Anforderungen beachten, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise können weiterhin in Papierform oder als PDF-Dateien ausgestellt werden.
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