5 Tipps gegen Forderungsausfall

07. April 2022

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Inhaltsübersicht

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      Zahlungsausfall hat gravierende Folgen für kleine und mittelständische Unternehmen. Oft gehen diese in Vorleistung, zahlen Personalkosten und Sozialabgaben. Permanenter Zahlungsverzug oder gar Forderungsausfall können im schlimmsten Fall die Existenz bedrohen.

       

      Mit unseren fünf praktischen Tipps lassen sich die Risiken für Forderungsausfall deutlich reduzieren. Diese helfen potenziellen Kunden schon vor Abschluss des Vertrags mit den passenden Hilfsmitteln auf den Zahn zu fühlen und so langfristig der Gefahr der Insolvenz vorzubeugen.

      Prüfung der Bonität und Unternehmensdaten

      Zuverlässige Informationen sind wichtiger als persönliche Eindrücke Ihrer Kunden. Vor jedem Vertragsabschluss sollten Sie deshalb die Bonität Ihrer Kunden prüfen. Holen Sie sich Auskünfte im Online Bundesanzeiger, der zuständigen IHK, im Handelsregister oder der SCHUFA. Diese Angaben sind teilweise kostenlos oder gegen eine verhältnismäßig geringe Gebühr erhältlich.

       

      Über den Bundesanzeiger können Sie bspw. völlig kostenfrei die Bilanzen Ihrer Kunden einsehen, vorausgesetzt Ihr Kunde ist publizitätspflichtig. Achten Sie dabei auf wichtige Kennzahlen, wie Eigen- und Fremdkapitalquote oder Anlagen- und Umlaufintensität. So bekommen Sie einen ersten Einblick über die finanzielle Gesundheit Ihres Kunden.

       

      Zur Überprüfung von Daten über ein Unternehmen lohnt sich weiterhin ein kostenloser Blick ins Handelsregister. Dort ist zum Beispiel die Eröffnung eines möglichen Insolvenzverfahrens vermerkt, aber auch Informationen, wer das Unternehmen bei Geschäften rechtswirksam vertreten darf. Angaben zur Geschäftsführung finden sich zudem auf der Internetseite eines Unternehmens.

      Schnelle Rechnungsstellung und Kontrolle der Zahlungseingänge

      Sie haben Ihre vereinbarte Leistung erbracht und die Abnahme ist erfolgt? Dann sollten Sie zeitnah Ihre Rechnung stellen. Achten Sie unbedingt auf eine genaue und vollständige Aufzählung der erbrachten Leistungen und berechnen Sie die vereinbarten Preise. Werfen Sie auch ein Auge auf eine korrekte Angabe der Zahlungsziele. Die Forderung muss prüffähig sein, denn jeder Fehler kann dazu genutzt werden, die Zahlung aufzuschieben.

       

      Nach der Rechnungsstellung beginnt für Sie das Debitorenmanagement, denn  Sie müssen unbedingt die Zahlungseingänge zu den entsprechenden Zahlungszielen im Überblick behalten. Denn nur so stellen Sie zeitnah einen möglichen Zahlungsverzug fest und können entsprechend reagieren. Dies können Sie selbstverständlich händisch erledigen – beispielsweise, indem Sie eine Excel-Tabelle führen, in der Sie alle erstellten Rechnungen auflisten und den jeweiligen Status dokumentieren.

       

      Deutlich besser und auch verlässlicher als so eine händische Offene-Posten-Liste ist hier eine Software-Lösung. Ein digitales Debitorenmanagement ist in der Lage erstellte Rechnungen automatisch zu erfassen. Ist eine solche Software mit Ihrem Konto verknüpft, kann diese dann Geldeingänge registrieren und automatisch den jeweiligen offenen Posten zuordnen. So erhalten Sie völlig ohne eigenes Zutun einen optimalen Überblick darüber, welche Forderungen offen, fällig, oder beglichen sind.

      Durchführung eines konsequenten Mahnwesens

      Nach der Kontrolle der Zahlungsstelle merken Sie, dass Ihr Kunde im Verzug ist, obwohl Sie ein klares Zahlungsziel vereinbart haben? In dieser Situation sollten Sie konsequent mahnen. Achten Sie dabei unbedingt darauf sachlich zu formulieren. Tipps und konkrete Formulierungen dafür finden sie hier.

       

      Seit dem 29.07.2014 ist ein verschärftes Gesetz zur Verbesserung des Gläubigerschutzes in Kraft getreten (§ 271a BGB). So können Sie bei Zahlungsverzug Verzugszinsen in Höhe von 9% sowie eine Pauschale von 40€ veranschlagen.

       

      Nutzen Sie diese Werkzeuge zur Bekämpfung von Zahlungsverzug jedoch weise, denn der Kunde ist immer noch König. Ein freundlicher Zahlungshinweis in der ersten Mahnung, ohne monetäre Folgen (Verzugszinsen, Mahnpauschale), bewirkt oft Wunder. Weitere Schritte sollte jedoch ein professionelles Team übernehmen, das Erfahrung im Forderungsmanagement besitzt.

      Ausfallschutz durch Warenkreditversicherung (WKV)

      Der sicherste Weg bei Forderungsausfall ist der vorherige Abschluss einer Warenkreditversicherung (Delkredere-Versicherung oder auch Forderungsausfallversicherung). Wie der Name schon vermuten lässt, ist der Ausfall von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Gegenstand des Versicherungsschutzes. So können Sie mögliche Zahlungsausfälle dank WKV versichern und die Gefahr einer Existenzgefährdung mindern.

       

      Bei einer einzelnen WKV erfolgt die Regulierung nach festgelegten Fristen und Mahnstufen, was mehrere Monate dauern kann. Im Schadensfall hat der Unternehmer der Versicherung das fristgerechte Mahnwesen und die Einhaltung der Melde- und Obliegenheitspflichten nachzuweisen.

      Factoring als Allzweckwaffe gegen Forderungsausfall

      Factoring – auch Forderungsverkauf oder Rechnungsfinanzierung genannt – ist tatsächlich ein richtiger Allrounder gegen Forderungsausfall. Factoring gibt es in unterschiedlichsten Varianten, in denen unterschiedliche Leistungsspektren abgedeckt werden. Am hilfreichsten gegen Forderungsausfall ist das Full Service Factoring, wie es für gewöhnlich bezeichnet wird.

       

      Das bietet Ihnen mehrere Vorteile:

      Ihre Rechnung wird sofort bezahlt

      Sie treten Ihre Forderung an einen Dienstleister – einen sogenannten Factor – ab und dieser zahlt den Betrag abzüglich einer Gebühr umgehend an Sie aus. So erhalten Sie sofort Ihr Geld und gehen langen Zahlungszielen aus dem Weg.

       

      Forderungsmanagement und Mahnwesen

      Sollte ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlen, übernimmt ein Factor auch das Forderungsmanagement, sodass Sie sich hier um nichts zu kümmern haben.

       

      Ausfallschutz

      Der Factor übernimmt mit der Forderung auch das Risiko eines Ausfalls. Wird Ihr Schuldner (Debitor) zahlungsunfähig, müssen Sie das bereits erhaltene Geld durch das Factoring-Unternehmen nicht wieder zurückzahlen. Je nach Anbieter und jeweiliger Vereinbarung behalten Factoren einen Teil des Rechnungsbetrags ein. Nach Ausgleich der Forderung durch den Kunden wird auch dieser Sicherheitseinbehalt ausgezahlt.

       

      Debitorenmanagement

      Auch wenn Sie durch den Ausfallschutz bereits fein raus sind, ist bei vielen Anbietern auch ein Debitorenmanagement mit inbegriffen. So erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Rechnungen noch offen sind. Das ist natürlich dann besonders relevant, wenn Sie noch auf die Auszahlung des Sicherheitseinbehalts warten.

      Das Rundum-sorglos-Paket ermöglicht es Selbstständigen, Freiberufler:innen, kleinen und mittelständischen Unternehmen, sich voll und ganz auf die Kernkompetenzen zu konzentrieren.

      Mehr zu aifinyo Factoring

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