27. März 2022
Prozesse
Jedes Unternehmen ist auf pünktliche Zahlungen angewiesen. Wenn Ihr Kunde doch einmal die Zahlung vergisst oder gar verweigert, sollten Sie zeitnah mit dem Mahnwesen beginnen.
Üblicherweise werden dafür drei Mahnungen versendet, dies liegt jedoch in Ihrem Ermessen. Dabei kommt es auch die richtige Formulierung an. Vielleicht ist Ihre Rechnung nur untergegangen, dann sollten Sie mit der ersten Mahnung nicht zu fordernd an Ihren Kunden herantreten. Sie könnten damit die Geschäftsbeziehung gefährden. Sind Sie jedoch auch bei der dritten Mahnung zu feinfühlig, wird Ihr Kunde Sie vielleicht nicht ernst nehmen und die Mahnungen weiter ignorieren.
Wir stellen Ihnen hier drei Formulierungsvorschläge zusammen, welche Sie bei Ihren Mahnschreiben verwenden können.
Generell gilt: Jede Mahnung sollte die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den offenen Betrag, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum sowie eine Frist zur Zahlung beinhalten.
Für viele stellt sich zu Beginn die Frage, ob es einen Unterschied zwischen einer Mahnung oder einer Zahlungserinnerung gibt. Die einfache Antwort: Nein, es gibt keinen Unterschied. Wenn Sie in einer Zahlungserinnerung deutlich machen, dass der Empfänger mit einer Zahlung überfällig ist, dann handelt es ich bei diesem Schreiben rein rechtlich betrachtet um eine Mahnung. Das Wort Zahlungserinnerung klingt in den Ohren vieler Kunden deutlich freundlicher als das Wort Mahnung. Das sollten Sie bei Ihren Überlegungen, wie Sie die Mahnungen formulieren, definitiv berücksichtigen.
Es ist durchaus möglich, dass Ihr Kunde die Rechnung nicht mit Absicht vergessen hat. Fragen Sie in diesem Schreiben also höflich nach und geben Sie noch einmal alle wichtigen Informationen der Rechnung durch.
Tipp: Es empfiehlt sich bei der ersten Mahnung die Rechnung mit anzuhängen.
Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann,
unsere Rechnung (Nummer) vom (Datum) über (Betrag) Euro war am (Datum) zur Zahlung fällig.
Leider haben wir bislang nichts von Ihnen gehört. Haben Sie die Rechnung eventuell nicht erhalten? Gerne senden wir Ihnen diese nochmal zu.
Wir bitten Sie darum, den kompletten Rechnungsbetrag bis zum (Datum) auf unser unten genanntes Bankkonto zu überweisen.
Bei Rückfragen sprechen Sie uns gerne jederzeit an.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
In der zweiten Mahnung können Sie etwas mehr Druck ausüben. Sicher hat Ihr Kunde die erste Mahnung erhalten. Sofern erneut keine Reaktion eingetreten ist, können Sie den Ton nun verschärfen.
Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann,
leider konnten wir bislang auf unsere 1. Mahnung vom (Datum) zu unserer Rechnung (Nummer) vom (Datum) über (Betrag) Euro noch keinen Zahlungseingang von Ihnen feststellen.
Auch wir sind auf einen pünktlichen Zahlungseingang angewiesen, daher bitten wir Sie nochmals, den Rechnungsbetrag bis zum (Datum) auf unser unten genanntes Bankkonto zu überweisen.
Um für Sie weitere Verzugskosten zu vermeiden, begleich Sie unsere Forderung bis zum (Datum).
ODER:
Wir wären Ihnen sehr Dankbar, wenn Sie sich und uns weitere Unannehmlichkeiten ersparen und unsere Forderung bis zum (Datum) begleichen.
Bei Rückfragen sprechen Sie uns gerne an.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Ihr Kunde hat noch immer nicht auf Ihre Schreiben reagiert und auch die telefonische Kontaktaufnahme bleibt erfolglos? Dann dürfen Sie nun rechtliche Schritte ankündigen.
Sehr geehrte/r Herr/Frau Mustermann,
unsere Rechnung (Nummer) vom (Datum) war am (Datum) zur Zahlung fällig. Bislang konnten wir jedoch keinerlei Reaktion oder einen Zahlungseingang feststellen.
Aus diesem Grund müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir nach Ablauf einer letzten Frist die Forderung an ein Inkassobüro übergeben werden. Dies ist für Sie mit weiteren Kosten verbunden. Gerne möchten wir Ihnen diese Unannehmlichkeiten ersparen. Überweisen Sie daher den Betrag in Höhe von (Betrag) Euro bis zum (Datum).
ODER:
Erfolgt die Zahlung bzw. Rückmeldung nicht fristgerecht, wird die Forderung an unser Inkassounternehmen übergeben und in Form eines gerichtlichen Mahnverfahrens (§§ 688 ff. ZPO) geltend gemacht.
Überweisen Sie den ausstehenden Betrag in Höhe von (zzgl. Verzugspauschale von 40,00 EUR entsprechend § 288 Abs. 5 BGB) bis zum (Datum)
Bei Rückfragen können Sie sich gerne jederzeit an uns wenden.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
So traurig und lästig es ist, aber nicht zahlende Kunden gibt es immer wieder. Sie sind ein Bestandteil des täglichen Geschäfts und es ist schwer bis unmöglich, diesem Problem gänzlich aus dem Weg zu gehen – zumindest, wenn Sie sich alleine darum kümmern wollen. Wenn Sie sich externe Unterstützung dazu holen, können Sie Risiken und Arbeitsaufwände drastisch reduzieren.
Bonitätsprüfungen sind selbstverständlich ein Mittel, mit dem Sie überprüfen können, wie kreditwürdig ein möglicher Kunde ist. Allerdings müssen Sie sich hier jedes Mal aufs Neue die Mühe machen, sobald Sie es mit einem Neukunden zu tun haben.
Für einen guten Überblick ist ein geeignetes Debitorenmanagement notwendig. Nur wenn Sie Ihre offenen Forderungen organisieren, verlieren Sie nie aus dem Blick, welche davon offen, fällig oder bezahlt sind. Selbstverständlich erfüllt eine selbst erstellte Excel-Liste auch ihren Zweck. Allerdings ist diese fehleranfällig, da Sie alle Forderungen händisch eintragen und eventuelle Geldeingänge selbst überprüfen müssen. Außerdem kostet das wieder Zeit, die Sie besser in andere Aspekte Ihres Geschäfts investieren. Daher ist hier die Nutzung einer Software-Lösung ratsam, die erstellte Rechnungen automatisch erfasst, Geldeingänge eigenständig registriert und den Forderungen zuweist. So verlieren Sie nie den Überblick und können bei Verzug schnell reagieren.
Sollte eine Zahlung überfällig sein, empfiehlt es sich, das Forderungsmanagement komplett an einen Rechtsanwalt oder einen Inkassodienstleister auszulagern. Solche Dienstleister sind meist sehr erfahren und effizient im Umgang mit Schuldnern und daher auch erfolgreicher, als man es selbst sein könnte. Zwar entstehen dadurch Kosten, allerdings erhöhen Sie dadurch die Wahrscheinlichkeit enorm, das Geld zu erhalten, das Ihnen zusteht – und auf dieses zu verzichten ist letztlich noch teurer. Einige Anbieter bieten auch Inkassodienstleistungen auf Erfolgsbasis an.
Mit einem Ausfallschutz könnten Sie Ihr Geschäft optimal absichern. Der Partner Ihrer Wahl übernimmt dabei das Risiko eines eventuellen Zahlungsausfalls. Eine sehr gängige Lösung dafür, ist ist der Abschluss einer Warenkreditversicherung. Eine Alternative ist die Nutzung eines Forderungsverkaufs, bei dem der Ausfallschutz für gewöhnlich mit inbegriffen ist. So eliminieren Sie nicht nur jegliche Risiken, sondern vermeiden dazu auch noch lange Zahlungsziele, da Sie umgehend bezahlt werden. In der Regel übernehmen Anbieter auch das komplette Forderungsmanagement, sodass Sie sich hier um nichts zu kümmern haben.
