14. Februar 2022
Prozesse
Die Urlaubszeit ist schon fast vorbei, aber der Nächste kommt bestimmt. Unternehmer sollten sich nicht erst kurz vor den freien Tagen Gedanken um ihre Arbeit machen, sondern schon mehrere Monate vorher. Deshalb stellen wir hier die wichtigsten Punkte vor, die Sie sich bereits jetzt für den Sommerurlaub 2019 zu Herzen nehmen können.
Denken Sie schon frühzeitig über Ihre Urlaubszeit nach. Als Freiberufler können Sie gut Auftragsflauten nutzen oder spontan verreisen. Doch wenn die Familie ins Spiel kommt, sieht das schon anders aus, da Sie dann auch an Ferienzeiten gebunden sind.
Tragen Sie Ihren Urlaub lange vorher in den Kalender ein. Dann haben Sie das Datum immer im Blick und können es nicht mehr anderweitig vergeben. Alle anderen Termine müssen Sie nun um diesen Zeitraum herum planen.
Kommunizieren Sie Ihren Urlaub frühzeitig an alle Kunden und geben Sie auch potenziellen Neukunden Bescheid. Manchmal sind diese dann bereit, ihr Projekt erst nach Ihrem Urlaub zu beginnen, um Unterbrechungen zu vermeiden.
Sollten Sie Ihren Kunden während Ihrer Abwesenheit trotzdem einen Fachmann oder eine Fachfrau zur Verfügung stellen wollen, sollten Sie diese rechtzeitig kontaktieren. Nur so ist auch für Ihre Vertretung gewährleistet, dass genügend Zeit für die Einsatzplanung bleibt.
Sicher ist es beruhigend, vor dem Urlaub noch etwas Umsatz zu generieren und auch für die Zeit danach schon erste Aufträge sicher zu haben. Sofern Ihr Auftragsbuch nicht sowieso schon komplett gefüllt ist, können Sie die letzten Wochen nutzen, um noch etwas Akquise zu betreiben. Sprechen Sie Ihre Kunden an und geben Sie freie Kapazitäten für kurzfristige Projekte durch. Vielleicht lässt sich noch ein neuer Auftrag generieren.
Jeder kennt das: Während der Urlaubszeit kommen Briefe an oder das Telefon klingelt. Letzteres kann eine Bandansage lösen, doch dann besteht die Gefahr, dass potenzielle Kunden einen anderen Auftraggeber kontaktieren, da Sie längere Zeit nicht erreichbar sind.
Organisieren Sie bereits einige Wochen vor dem Urlaub einen Bekannten, der den Briefkasten leert und die Telefonate annimmt. Auch ein Sekretariat kann diese Aufgaben übernehmen. Entscheiden Sie sich für die zweite Lösung, sind ausreichend Vorlaufzeiten einzuplanen.
Achten Sie darauf, spätestens eine Woche vor dem Urlaub alle Rechnungen geschrieben und versendet zu haben oder gegebenenfalls Zahlungserinnerung zu verschicken. Auch die Belege sollten vollständig gebucht und Umsatzsteuervoranmeldungen erledigt sein. Eventuelle Rückfragen sind dann noch vor Ihrer Abreise möglich.
Für Ihre Vertretung, das gebuchte Sekretariat oder Bekannte, die einige Aufgaben übernehmen, sollten Sie ein Briefing durchführen. So weiß jeder genau, was während Ihrer Abwesenheit zu tun ist.
Sie haben alle Maßnahmen getroffen und eine Vertretung organisiert. Trotzdem gibt es einige Projekte, welche Sie im Urlaub verfolgen möchten? Oder Sie wollen die Möglichkeit haben, in einem Notfall eingreifen zu können? Das kann einem Unternehmer nicht verwehrt werden. Gehen Sie daher sicher, dass alle wichtigen Dateien in einer Cloud abgespeichert sind und die Zugänge funktionieren. Das gibt Ihnen Sicherheit.
Die letzte Aufgabe, die Sie nun noch zu tun haben, ist das Einrichten einer Abwesenheitsnotiz für Ihre E-Mails. Geben Sie in dieser an, ob Sie die E-Mails lesen oder wer in dieser Zeit erreichbar ist.
Einem entspannten Urlaub steht nun nichts mehr im Wege!
