Umsatzsteuervoranmeldung — So gelingt sie

24. Mai 2022

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Inhaltsübersicht

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      Geliebt wird sie nicht – die Umsatzsteuervoranmeldung. Für Gewerbetreibende und Freiberufler bedeutet sie vor allem Bürokratie. Wie kann man sich das Leben einfacher machen und die Umsatzsteuervoranmeldung möglichst effizient und korrekt einreichen? Wir haben die besten Tipps für Sie.

      Umsatzsteuervoranmeldung – was ist das?

      Bevor wir Ihnen die fünf besten Tipps zur Erstellung Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung verraten, erst einmal ein wenig Wissen für den Hinterkopf:

       

      Alle Selbstständigen in Deutschland müssen sich mit dem Thema Umsatzsteuer befassen. Grundsätzlich gilt: Wer selbst Umsatzsteuer auf seine Produkte und Dienstleistungen berechnet, muss ebenfalls Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. In Deutschland beträgt der Umsatzsteuersatz 19 Prozent – ermäßigt sind es 7 Prozent.

       

      Insgesamt handelt es sich um Milliarden von Geldern, die das Finanzamt über die Umsatzsteuer einnimmt. Damit es auf diese Summen nicht lange warten muss, verlangt es von den Steuerzahlern die sogenannte Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA). Das heißt: Es reicht nicht aus, einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung einzureichen – das Finanzamt erwartet in kleineren Zeitabständen Zahlungen. Das bedeutet einen bürokratischen Mehraufwand für Unternehmer. Es gibt aber auch einen Vorteil: Dank der Umsatzsteuervoranmeldung wird man am Jahresende nicht von unverhofft hohen Steuerzahlungen überrascht, sondern behält kontinuierlich den Überblick.

       

      Mit unseren fünf Tipps wickeln Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung routiniert und effizient ab.

      TIPP 1: Den Zeitpunkt nicht verpassen

      Die Umsatzsteuervoranmeldung muss regelmäßig und fristgerecht beim Finanzamt eingereicht werden – sonst drohen Verspätungszuschläge.

       

      Generell gilt: Die Voranmeldung muss bis zum 10. Kalendertag nach Ende des Erfassungszeitraums abgegeben worden sein. Die Voranmeldung für den Monat Januar müsste also bis zum 10. Februar beim Finanzamt vorliegen. Fällt der 10. eines Monats auf ein Wochenende oder einen Feiertag, gilt der nächste Werktag als Stichtag.

       

      Wichtig: Nicht nur die Anmeldung muss bis zu diesem Zeitpunkt vorliegen. Die abzuführende Umsatzsteuer muss bis dahin auch überwiesen worden sein.

       

      Immerhin: Das Gesetz gewährt in § 240 Abs. 3 der Abgabeordnung (AO) eine Schonfrist von drei Tagen für Banküberweisungen.

       

      Welche Erfassungszeiträume gelten, hängt von den eigenen Steuerabgaben ab.

       

      Wer …

       

       

       

       

      Achtung: Wer befreit ist, muss dennoch eine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben. Dort wird dann einfach eine Null eingetragen.

       

      Bestimmte Berufsgruppen sind generell von der Umsatzsteuer ausgenommen – z. B. Ärzte oder Versicherungsmakler.

       

      Ob Sie zu diesen Berufsgruppen gehören, können Sie in § 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) nachlesen.

      Wichtig: Monatliche Voranmeldung für Gründer verpflichtend!

       

      Unternehmensgründer müssen in ihrem Gründungsjahr und im darauffolgenden Jahr monatlich ihre Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.

      TIPP 2: Fristverlängerung beantragen

      Die kurzen Intervalle für die Umsatzsteuervoranmeldung können Unternehmer ganz schön in Stress versetzen. Wer zu spät dran ist, zahlt Strafe.

       

      Um sich etwas mehr Spielraum zu verschaffen, kann man die sogenannte Dauerfristverlängerung beantragen. Wird sie bewilligt, muss die Umsatzsteuervoranmeldung erst einen Monat später ans Finanzamt übermittelt werden – und entsprechend muss das Geld auch erst einen Monat später bezahlt werden.

       

      Beantragen können Sie die Dauerfristverlängerung beim Finanzamt. Allerdings müssen Sie dann eine Sondervorauszahlung in Höhe von einem Elftel der Steuerzahllast des letzten Kalenderjahres leisten. Wenn Sie sich noch im Gründungsjahr befinden, fällt ein Elftel der voraussichtlichen, also der geschätzten, Zahllast an.

      TIPP 3: Formalien beachten – ELSTER verwenden

      Die Umsatzsteuervoranmeldung kann nur über das offizielle Online-Elster-Programm durchgeführt werden. Hierfür müssen Sie sich einmalig bei Elster registrieren.

       

      Wichtig zu wissen: Die Registrierung und Legitimation kann bis zu 14 Tage dauern. Diese Zeit sollten Sie unbedingt von Anfang an mit einplanen, um keine Fristen zu verpassen.

       

      Und nicht vergessen: Nach dem Ausfüllen des Formulars ist noch nicht Schluss. Sie müssen den entsprechenden Umsatzsteuerbetrag auch begleichen – am besten sofort, um keine Mahngebühren zu riskieren.

       

      Wer Hilfe benötigt und Zeit sparen möchte, kann zu unserer zuverlässigen Billomat-Buchhaltungssoftware greifen.

       

      Übrigens: In sehr seltenen Ausnahmen kann man die Umsatzsteuervoranmeldung auch in Papierform übermitteln. Dafür müssen Sie jedoch einen Antrag stellen und Ihre Gründe darlegen. Häufig wird dem Wunsch nach Schriftform dennoch nicht stattgegeben – falls doch, erhalten Sie vom Finanzamt einen Vordruck, den Sie ausfüllen und per Post zurücksenden müssen.

      TIPP 4: Steuern sparen dank Vorsteuer

      Sie können Ihre eigene Steuerlast reduzieren, indem Sie die von Ihnen selbst gezahlte Umsatzsteuer mit der eingenommenen Umsatzsteuer gegenrechnen. In der Umsatzsteuervoranmeldung tragen Sie also sowohl Ihre Umsätze als auch Ihre Ausgaben ein.

       

      Ein Beispiel:

      Sie sind selbstständiger Maler und haben im Monat Mai 3500 Euro brutto verdient. Die darin inbegriffene Umsatzsteuer (19 Prozent) beträgt 665 Euro. Dieser Betrag steht dem Finanzamt zu.

       

      Im selben Monat haben Sie aber auch 500 Euro für Farbe ausgegeben und mussten darauf ebenfalls 19 Prozent Umsatzsteuer zahlen – Sie haben also Ausgaben von insgesamt 595 Euro gehabt. 95 Euro davon dürfen Sie nun als Vorsteuer mit den eigentlich abzuführenden 665 Euro verrechnen. Unterm Strich müssen Sie also nur
      570 Euro ans Finanzamt zahlen.

      TIPP 5: Belege sammeln, gut buchführen!

      Gerade um die Vorteile der Vorsteuer für sich zu nutzen, sollten Sie jeden noch so kleinen Zahlungsbeleg aufheben und archivieren. Ganz nach dem Motto: Kleinvieh macht auch Mist. Schnell läppern sich kleinere Beträge am Ende eines Monats doch zu einer beachtlichen Summe. Eine gute Buchführung ist generell das A und O und eine große Erleichterung für die Umsatzsteuervoranmeldung. Halten Sie Ihre Ein- und Ausgaben also immer gut sortiert – dann gelingt die Übermittlung ans Finanzamt einfach und schnell.