Meist verfügen Freiberufler über eine Menge Kundendaten. Sie arbeiten täglich mit ihnen, möchten diese stets zur Hand haben. Im digitalen Zeitalter verfügen sie meistens über eine tabellarische Übersicht oder ein CRM. Hier führt eine Suchfunktion direkt zur Kundendatei. Die wenigsten kramen noch in Visitenkartenständern. Das dient nicht nur der Flexibilität, sondern die Daten können so auch besser aktualisiert werden. Zudem kommt die Sicherheit der digitalen Verwahrung Ihnen und Ihren Kunden zugute. Was sollten Sie also beachten, wenn die Datenmengen immer größer werden? Der aifinyo-Blog zeigt diese Woche, worauf es ankommt.
Die einfachste Art, Ihre Kundendaten zu verwalten
Ihr Kundenportal soll sämtliche Daten leicht zugänglich machen. Die Daten sollen praktisch zu aktualisieren sein. Am einfachsten gestaltet sich wohl zu Anfang der Umgang mit Excel. Ihr Vorteil: Sie sind mit dem Programm vertraut und es deckt alle zunächst nötigen Funktionen ab. In einer simplen Tabelle können Markierungen gesetzt und Kunden nach Wichtigkeit sortiert werden. Die strukturelle Erfassung der Daten macht hier den späteren Übergang in weiterführende Kundenverwaltungsprogramme möglich. Auch E-Mail Programme sind dafür geeignet. Serienbriefe können von hier aus direkt vorbereitet werden.
Immer mehr Kundendaten – was nun?
Als Freiberufler sind Sie erfolgreich in Ihrem Geschäft. Ihre Kundendaten mehren sich. Nicht nur Ihr Umsatz steigt: Es ergibt sich immer mehr Verwaltungsaufwand. Die Excel-Liste ist bald nicht mehr ausreichend. Sie verlieren den Überblick. Womöglich fällt Ihnen intuitiv auf, dass die Daten anders gespeichert werden sollten.
Zudem arbeiten Sie an vielen einzelnen Tätigkeiten und Vorgängen in Ihrer Arbeit als Freiberufler. Diese können durch die richtige Kundenverwaltung gebündelt werden. Angebote und Rechnungen können Sie damit automatisch erstellen: Das nimmt Ihnen viel Arbeit ab und wird möglich durch das richtige Tool.
4 Features, auf die Freiberufler bei der Wahl seines Kundenverwaltungstools achten sollte
- Kundendaten erfassen, gruppieren, kategorisieren
- Verbindung mit Kalender: Verknüpfung und Verwaltung anderer Tätigkeiten und Termine mit diesen Daten
- Angebote und Rechnungen automatisch erstellen
- Events, Dokumente, Kampagnen usw. hinterlegen
Wie nutzen Sie als Freiberufler diese Kundenbindung?
Kundendaten zu verwalten ist erst einmal die Grundlage. Stellen Sie sich vor, wie Sie diese Datensätze außerdem einbinden können: Die Beziehung zu Ihren Kunden kann noch intensiviert werden! Das Prinzip des Customer Relationship Management (CRM) können auch Sie als Freiberufler übernehmen. Bieten Sie eine neue Dienstleistung oder ein neues Produkt an? Dann haben Sie in Ihrem CRM direkten Zugang zu Ihren potentiellen Kunden aus den warmen Kontakten heraus. Für welche Aktion der Kunde infrage kommt dokumentieren Sie idealerweise direkt in diesem Programm. Dann stehen Ihnen hier nicht nur die konkreten Datensätze bezüglich schriftlichem, telefonischem oder Social-Media-Kontakt zur Verfügung. Details über das Kennenlernen, Art des Kunden oder deren Branche optimiert Ihre Ansprache. Ihr neues oder bestehendes Vorhaben hat dann noch bessere Chancen.
Aufschlussreich: Das soziale Verhalten Ihrer Kunden
Perspektivisch stehen Ihnen als Freiberufler viele Möglichkeiten darüber hinaus offen. Gerade auf Social Media teilen Menschen sehr viel von ihrem Leben. Für Ihre geschäftlichen Zwecke eignen sich besonders die Interaktionen bezüglich der Interessen Ihrer Kunden. Diese Informationen sammeln Sie in Ihrem Programm. Damit ist Ihre Zielgruppe wiederum genauer verfügbar. Ihren Marketingmix können Sie daraufhin anpassen.
Softwarelösung einsetzen: Ja oder nein?
Sie möchten Ihre Kundendatenverwaltung weiterentwickeln? Die Softwarelösungen bieten den zentralen Ort für Datenfluten. Testversionen zeigen Ihnen die Möglichkeiten der jeweiligen Software auf. Aufträge lassen sich besser damit verbinden. Das Einpflegen neuer Daten gestaltet sich handlicher. Sogar eine Historie des Kontakts ist einsehbar. Das ist mit einer Excel Tabelle so nicht mehr möglich oder wahrscheinlich sehr umständlich. Sicherlich haben ihre Kunden verschiedene Prioritäten bei Ihnen. Dann können Sie sowohl die im positiven sowie negativen besonders auffälligen Kunden besser identifizieren und wiederfinden. Verschiedene Betreuungsansprüche sind dann einfacher zu überblicken.
Auf der anderen Seite kommt mit einer Software viel Arbeit auf Sie zu. Personenbezogene Daten, über die Sie von nun an verfügen, sollten Sie in dieses Portal einpflegen. Erst dann profitieren Sie vom gesamten Potential des Programms, verbunden mit konsequenter Datenpflege.
Ihre Kundendaten erweitern sich kontinuierlich und Ihr Umsatz steigt. Sicherlich haben Sie auch eine Kategorie derjenigen Kunden angelegt, die Ihre Rechnungen nicht beglichen haben. Hier beginnt auch Ihre eigentliche Herausforderung: Es dauert immer lange, bis die Zahlung erfolgt. Eigentlich haben Sie gar keine Lust auf langes Warten.
