ERP-Software: So vereinfachen Sie Ihre Prozesse

01. Juni 2022

Prozesse

Inhaltsübersicht

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      Ein Unternehmen zu führen, ist unglaublich komplex. Viele Prozesse laufen parallel ab – nicht immer ist es einfach, den Überblick zu behalten. ERP-Software kann das Leben leichter machen. Sie hilft, die täglichen Geschäftsvorgänge effizient abzuwickeln. Lesen Sie hier, wie das funktioniert.

      Was ist ERP-Software?

      Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning. ERP-Software dient also der Ressourcenplanung eines Unternehmens. Die Software besteht aus verschiedenen Modulen und Anwendungen, die jeweils auf einen Geschäftsbereich ausgerichtet sind – zum Beispiel auf Finanzen, Fertigung, Logistik, Personalwesen und Beschaffung. Die Module greifen ineinander und kommunizieren miteinander.

       

      Sie generieren Zahlen und Daten aus den Geschäftsprozessen und sammeln sie in einer zentralen Datenbank. Dadurch ist ERP-Software in der Lage, die gesamten Ressourcen eines Unternehmens integriert zu planen. Auf diese Weise können die Kernprozesse des Unternehmens gesteuert, kontrolliert und koordiniert werden.

      Zu abstrakt? Hier ein einfaches Beispiel:

       

      Sie möchten Muffins backen. Doch bevor sie auf der Servierplatte stehen, ist einiges zu tun.

       

      Sie müssen …

       

      … entscheiden, welche Sorte sie backen und womit Sie sie verzieren,

      … ein entsprechendes Rezept aussuchen,

      … überprüfen, welche Zutaten Sie im Haus haben und welche noch eingekauft werden müssen,

      … überprüfen, ob Sie genügend Geld für den Einkauf haben,

      … eine Einkaufsliste erstellen,

      … einkaufen gehen,

      … die Produkte zu Hause lagern,

      … planen, wann Sie mit dem Backen beginnen,

      … die Muffins backen,

      … danach abräumen und

      … abwaschen.

       

      Bis zu den fertigen Muffins laufen also etliche Prozesse ab – genau wie in einem Unternehmen. ERP-Software kann die Koordination dieser Prozesse übernehmen.
      In unserem Backbeispiel würden Sie das Rezept für die Muffins ins System einpflegen – und dann beginnt die Arbeit der Software:

      Sie steuert die Prozesse und vereinfacht die Vorgänge für Sie, in dem sie beispielsweise einen Bestandsabgleich macht (sind alle Zutaten für die Muffins vorhanden?) und dann entsprechend die Einkaufsliste erstellt. Die ERP-Software liefert auch wichtige Informationen zur Lagerung der Zutaten, übernimmt die Finanzbuchhaltung oder Logistik.

       

      Nun könnte man zu Recht fragen, wozu eine Software nötig ist, wenn man ein paar Muffins backen möchte. Und tatsächlich: Wenn Sie am Ende nur drei oder vier Muffins brauchen, ist ein ERP-System vielleicht nicht unbedingt nötig. Aber was, wenn die Muffins für eine ganze Hochzeitsgesellschaft reichen sollen? Dann ist es hilfreich, sich von einem System unterstützen zu lassen, dass stellvertretend den Überblick behält.

       

      ERP-Software ist also immer dann besonders nützlich, wenn Prozesse komplex und unübersichtlich sind. In der Regel gilt: Je größer ein Unternehmen, desto sinnvoller ist ein ERP-System.

      Was kann ERP-Software leisten?

      Kein ERP-System gleicht dem anderen – es ist immer abhängig von den Bedürfnissen und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens.

       

      Häufig verwendet werden beispielsweise folgende Module:

       

      Mit diesem Modul können Unternehmen beispielsweise die Beschaffung vereinfachen, die sie zur Produktion ihrer Waren benötigen. Das Modul zentralisiert und automatisiert den Einkaufsprozess, kann bspw. Verhandlungen mit Lieferanten verbessern oder sich mit Käufernetzwerken verbinden. Es ist in der Regel an das Modul Warenbestand gekoppelt.

       

      Dieses Modul übernimmt beispielsweise die Erfassung der Verkäufe und erstellt Rechnungen. In der Regel enthält es auch Funktionen für die Verwaltung, Steuerung und Vertriebsunterstützung.

       

      Dieses HR-Modul erfasst üblicherweise alle Daten und Berichte der Angestellten wie beispielsweise die Arbeitszeiten und Gehaltsabrechnungen. Es kann auch bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter unterstützen und Urlaube und Abwesenheiten koordinieren.

       

      Das Fertigungsmodul unterstützt Unternehmen dabei, Fertigungsprozesse zu vereinfachen und die Produktion bedarfsgerecht zu gestalten.

      ERP-Software – Vorteile im Überblick

      ERP-Software erleichtern Geschäftsprozesse enorm. Wir haben für Sie alle Vorteile zusammengefasst:

       

      ERP-Software einführen – so gehen Sie vor

      Bevor Unternehmen die Vorteile von ERP-Software genießen können, steht erst einmal die Einführung des Systems an. Was auf den ersten Blick nach viel Aufwand klingt, lässt sich in der Regel auch in kleinen und mittleren Unternehmen gut umsetzen – mit der entsprechenden Vorbereitung.

       

      Was zu tun ist, erklären wir Ihnen Schritt für Schritt.

       

      1. Kosten und Nutzen abgleichen

      Bevor Sie loslegen, sollten Sie sich genau überlegen, ob ERP-Software für Ihr Unternehmen wirklich sinnvoll ist. Für welche Kernprozesse wünschen Sie sich Unterstützung? Was müssten die einzelnen Module leisten? Eine weitere wichtige Frage lautet: Haben Sie genügend Mitarbeiterressourcen, die sich zunächst überwiegend mit der ERP-Einführung beschäftigen können – und entsprechend nicht für das Tagesgeschäft zur Verfügung stehen? Falls nein, könnten Sie darüber nachdenken, die Einführung der ERP-Software über einen längeren Zeitraum zu strecken.

       

      1. Dokumentation mit Lastenheft

      Bringen Sie Ihre Gedanken zu Papier. Schreiben Sie sich mit Hilfe eines Lastenheftes auf, welche Anforderungen Ihre ERP-Software erfüllen soll. So ordnen Sie Ihre Gedanken und können später die maßgeschneiderte Software auswählen.

       

      1. Das passende ERP-System auswählen

      Anbieter von ERP-Software gibt es wie Sand am Meer. Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick ganz einfach über eine Internet-Recherche. Schreiben Sie sich die in Frage kommenden Anbieter auf und nutzen Sie für Ihre Auswahl die notierten Anforderungen in Ihrem Lastenheft. Systeme, die Ihnen nicht das bieten, was Sie benötigen, können Sie getrost streichen. Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, schicken Sie das Lastenheft an alle ausgewählten Anbieter und bitten um eine Ersteinschätzung. Anhand der Antworten konkretisieren Sie Ihre Auswahl weiter. Wichtig zu wissen: Sie müssen sich nicht mit Standardantworten zufriedengeben. Es ist üblich, ein persönliches Beratungsgespräch zu führen und individuelle Antworten zu erhalten.

       

      1. Die Implementierung

      Die Entscheidung für einen ERP-System-Anbieter ist gefallen. Nun muss die Software technisch umgesetzt und in den Unternehmensprozessen verankert werden. Hilfreich ist dabei ein sogenanntes Pflichtenheft, das beispielsweise in einem Workshop mit dem Anbieter erstellt werden kann. Darin wird festgehalten, wie der Anbieter Ihre Vorstellungen technisch umsetzen möchte.

       

      1. Migrationstest

      Das ERP-System ist implementiert und darf nun von Ihnen getestet werden. Nehmen Sie sich Zeit und lassen Sie sich nicht hetzen. Überprüfen Sie jede Funktion und äußern Sie Änderungswünsche bei Ihrem ERP-System-Anbieter, wenn nötig.

       

      1. Mitarbeiterschulungen

      Als letzter Schritt steht nun die Schulung der Mitarbeitenden auf der Checkliste. Bieten Sie eine umfassende Einführung an und nehmen Sie sich auch dafür genügend Zeit. So ersparen Sie Ihren Angestellten Frust bei der Einarbeitung und schaffen von Anfang an eine zugewandte Einstellung zum neuen System.

      ERP-Software – ja oder nein?

      ERP-Systeme sind ein wirksames Mittel, um Unternehmensprozesse zu verschlanken und zu vereinfachen. Wer sich im Vorfeld eingehend Gedanken über seine eigenen Bedürfnisse, die Realisierbarkeit des Projekts und über den richtigen Anbieter macht, kann enorm von ERP-Software profitieren. Wichtig ist es, sich vorab ausführlich beraten zu lassen und Anbieter miteinander zu vergleichen.