30. September 2021
Prozesse
Zu einem erfolgreichen Unternehmen gehört nicht nur eine zukunftssichere und das Wachstum fördernde Finanzierung, sondern vor allem auch eine funktionierende Buchhaltung. Was muss eigentlich auf eine Rechnung, damit sie zu einer buchhalterisch korrekten Rechnung wird? Welche Elemente müssen enthalten sein und worauf muss geachtet werden? Wir haben Ihnen eine hilfreiche Checkliste zusammengestellt. Mit einigen grundlegenden Dingen wird die Rechnungserstellung kinderleicht. Außerdem haben wir eine Vorlage für eine Rechnung im Word-Format für Sie.
Der erste wichtige Punkt ist die vollständige und korrekte Nennung von Namen bzw. Firmierung und Anschrift sowohl des Leistenden als auch des Leistungsempfängers. Selbsterklärend – ohne diese Angaben funktioniert eine Rechnung einfach nicht.
Zwingend erforderlich ist nur die Angabe jeweils einer der beiden Nummern. Auf sogenannten Kleinbetragsrechnungen mit geringfügigen Beträgen bis 250 Euro kann die Steuernummer entfallen, da die Umsatzsteuer bereits enthalten ist.
Bei jeder Form der Rechnung ist die Angabe des Ausstellungsdatums in jedem Fall unverzichtbar.
Dieser Punkt ist nicht nur generell wichtig, um die in Rechnung gestellten Leistungen nachvollziehen zu können. Die Angabe von Liefer- bzw. Leistungszeitraum ist sogar gesetzlich vorgeschrieben.
Die gelieferten Gegenstände oder ausgeführten Leistungen müssen so bezeichnet werden, dass sie eindeutig identifizierbar sind: Sammelbezeichnungen sind dabei zulässig, Bezeichnungen allgemeiner Art wie etwa Oberbegriffe (zum Beispiel Geschenkartikel, Bürobedarf) jedoch nicht.
Je nach Vereinbarung oder gängiger Vorgaben des Unternehmens sollte dieser Punkt Angaben über den Zeitpunkt sowohl der Lieferung bzw. Leistung als auch der Zahlung enthalten. Die Angabe des Monats ist dabei ausreichend. Der Zeitpunkt der Lieferung kann auch als Zeitraum angegeben werden.
Etwaige Anzahlungen oder Teilleistungen sowie deren Zeitpunkte sind gesondert zu vermerken.
Dieser Punkt enthält Angaben über das Netto- und Bruttoentgelt sowie den Umsatzsteuersatz bzw. -betrag. Grundsätzlich müssen die Positionen einzeln in einer Rechnung aufgeführt sein. Bei verschiedenen Steuersätzen sind die den verschiedenen Steuersätzen unterliegenden Leistungen in die jeweiligen Rechnungssummen zusammenzufassen; bei Steuerfreiheit muss der Grund für die Befreiung angegeben werden.
Wurden mit dem Unternehmen, an das die Rechnung adressiert ist, Sonderbedingungen wie beispielsweise Boni, Skonti oder andere Rabatte vereinbart, sind diese ebenfalls in der Rechnung festzuhalten.
Die Angabe einer eindeutigen, fortlaufenden Rechnungsnummer ist obligatorisch. Dabei sind sowohl reine Ziffernfolgen als auch Kombinationen mit Buchstaben zulässig. Auf Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro ist die fortlaufende Nummerierung nicht unbedingt erforderlich.
Sofern die Leistung nicht in bar vergütet wird, muss die Bankverbindung ebenfalls mit angegeben werden.
Um Ihnen bei der Erstellung der Rechnung etwas Arbeit abzunehmen, haben wir eine Vorlage im Word-Format erstellt, die Sie hier herunterladen können.
vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document 37KB
Download
Für Kleinunternehmer gelten bei der Rechnungsstellung leicht abgeänderte Vorgaben, denn als solcher muss keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden – und somit darf die Rechnung auch keine enthalten. Von Kleinunternehmern ist die Rechnung also immer umsatzsteuerfrei!
Als Kleinunternehmer gilt, wessen Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 EUR nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 EUR voraussichtlich nicht übersteigen wird. Achtung: Wichtig bei der Rechnungsstellung ist jedoch der obligatorische Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, z.B. „Umsatzsteuerfrei gemäß 19 UStG“.
Ebenfalls dazu zählen bestimmte Berufsgruppen. Zum Beispiel Ärzte, Heilpraktiker, Hebammen, Psychotherapeuten, Vermögensberater, Versicherungsmakler.
Sicher fragen sich auch einige, wie die Zahlungsfrist aussieht – also welchen Zeitraum kann ich meinem Kunden zur Rechnungsbegleichung stellen. Das ist abhängig von der eigenen Liquidität. Da man als Rechnungsaussteller in Vorkasse geht, indem das eigene Business die jeweiligen Produkte oder Dienstleistungen erstmal vorfinanziert.
Daher muss jedes Unternehmen schauen, bis wann der Betrag beglichen werden muss, um trotzdem noch weiter Aufträge finanzieren zu können. Gesetzliche Vorschriften gibt es dann hingegen wieder bei der Aufbewahrung und versenden von Rechnung und bei der Verjährungsfrist.
All diese Punkte muss man einhalten, um keine Schwierigkeiten mit dem Finanzamt zu bekommen. Wenn eine Rechnung fehlerhaft ist, kann bei einer späteren Betriebsprüfung die Vorsteuerabzug gestrichen werden. Wenn bei solchen Vorgängen wiederholt Fehler passieren, wird das sehr teuer.
Im Rahmen der Steuerprüfung werden mindestens 3 Steuerjahre kontrolliert. Dies kann für Selbstständige und kleine Unternehmen, bei dem Verlust der Vorsteuer, existenzgefährdend sein. Hinzu kommt, dass unter Umständen auch noch der Betriebsausgabenabzug gefährdet ist.
Beim Versenden der Rechnungen muss beachtet werden, dass eine Revisionssichere, also unveränderbare Form für den Kunden und einen selbst erstellt wird. Die ausgestellten Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Beide sind auch im UStG §14 Absatz 1 zu finden und nachlesbar. Die Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre. Wurden also Forderungen innerhalb von 3 Jahren nicht beglichen sind diese verjährt und können nicht mehr gemahnt werden.
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