Mithilfe der Eisenhower- Matrix, auch 4-Quadranten-Methode, trennen Sie wichtige von unwichtigen Aufgaben in kürzester Zeit. Das Eisenhower-Prinzip ist daher eine weit verbreitete Technik aus dem Zeitmanagement, die dafür sorgt, dass Sie produktiver arbeiten. Wie das funktioniert, verraten wir Ihnen hier!
Definition: Was ist das Eisenhower-Prinzip?
Beim Eisenhower-Prinzip handelt es sich um eine im Zeitmanagement weit verbreitete Methode, um Aufgaben schnell und zuverlässig zu kategorisieren. Angeblich habe Eisenhower selbst nach dieser Methodik gearbeitet und ist so zu Höchstform aufgelaufen. Bei diesem Prinzip gelten vor allem zwei Kriterien, nach denen Sie Ihre To-Dos in sogenannte Quadranten aufteilen.
Der Wichtigkeit: Eine Aufgabe gilt als wichtig, wenn sie dazu dient, dass Sie Ihrem Ziel näherkommen.
Der Dringlichkeit: Eine Aufgabe gilt dann als dringlich, wenn Sie an einem bestimmten Termin in der näheren Zukunft ihren Sinn verliert. Ist es egal, wann Sie die Aufgabe erledigen, dann gilt sie bei der Eisenhower-Methode nicht als dringlich.
Wie funktioniert die Eisenhower-Methode und wie unterscheidet man zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben?
Doch wie funktioniert die Eisenhower-Methode konkret? Da Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit (wichtig / nicht wichtig) und nach Dringlichkeit (dringend / nicht dringend) sortieren, ergeben sich vier Kombinationsmöglichkeiten. Diese werden als sogenannte Eisenhower-Matrix bezeichnet.
Beim Eisenhower-Schema gibt es vier Aufgabentypen. Diese vier Aufgabentypen werden auf vier Quadranten (I, II, III, IV) verteilt, wobei es für jeden Typ eine konkrete Handlungsanweisung gibt.
- A (wichtig / dringend): Diese Aufgaben sind von höchstem Wert und sollten sofort selbst erledigt werden.
- B (wichtig / nicht dringend): Diese Aufgaben sind auch wichtig, weswegen Sie sich selbst darum kümmern. Da sie allerdings nicht sofort erledigt werden muss, setzen Sie sich einen genauen Zeitpunkt in der näheren Zukunft, um diese zu erledigen.
- C (nicht wichtig / dringend): Da diese Aufgabe dringend, aber nicht wichtig ist, sollten Sie sicherstellen, dass ein kompetenter Mitarbeiter diese Aufgabe übernimmt.
- D (nicht wichtig / nicht dringend): Aufgaben, die Sie Ihren Zielen nicht näherbringen und die nicht dringend sind, haben den geringsten Wert. Im Zweifel können Sie diese auch unerledigt lassen.
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Dringlichkeit |
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dringend |
nicht dringend |
| Wichtigkeit |
wichtig |
A / I
Sofort selbst erledigen |
B / II
Terminieren und selbst erledigen |
| nicht wichtig |
C / III
An kompetente Mitarbeiter delegieren |
D / IV
Nicht bearbeiten (Papierkorb) |
Lässt sich die Eisenhower-Matrix sinnvoll einsetzen?
Das Eisenhower-Prinzip ist relativ bekannt im Zeitmanagement. Es wird jedoch gelegentlich kritisch betrachtet. Denn die Eisenhower- Matrix widerspricht dem Gedanken des modernen Zeitmanagements, dass sich Aufgaben nicht als dringend in den Vordergrund schieben sollten.
Dennoch kann der Einsatz dieser Methodik empfehlenswert sein. Gerade bei überschaubaren Projekten (z.B. einen übervollen Schreibtisch aufräumen) können Sie mit der Eisenhower-Methode ganz schnell Übersicht gewinnen.
Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es noch?
Neben dem Einsehower-Prinzip gibt es noch weitere Zeitmanagement-Methoden, die Ihnen in Ihrem Alltag und bei der Priorisierung Ihrer Arbeit helfen können. Wir haben für Sie die beliebtesten Methoden hier zusammengefasst:
- Die ABC-Methode, auch ABC-Analyse genannt: Diese Methode ähnelt stark der Eisenhower-Methode, ist jedoch etwas einfacher. Die anstehenden Aufgaben werden, wie bei der Eisenhower-Methode nach ihrer Wichtigkeit sortiert. Dabei gibt es drei Kategorien: A-Aufgaben sind sehr wichtig und sollten sofort erledigt werden. B-Aufgaben sind weniger wichtig, diese sollten entweder zu einem späteren Zeitpunkt erledigt oder delegiert werden. C-Aufgaben sind kaum wichtig bis unwichtig und sollten entweder delegiert oder ignoriert werden.
- SMART-Methode. Hier handelt es sich um ein Akronym. Diese Methode soll insbesondere beim Formulieren von Zielen helfen. SMART steht für:
- (S)pezifisch: Ziele spezifisch beschreiben.
- (M)essbar: An messbaren Fakten orientieren.
- (A)ttraktiv: Das Umsetzen der Ziele soll Spaß machen.
- (R)ealistisch: Ziele müssen realistisch sein.
- (T)ermingerecht: Alle Aufgaben zeitlich bindend planen.
- Das Pareto-Prinzip: Dies besagt, dass Sie mit nur 20 Prozent Einsatz 80 Prozent der Ergebnisse erreichen. Das heißt also, dass Sie Ihre Zeit effizient nutzen und all jene Aufgaben erkennen und sollen, die Sie näher zu Ihrem Ziel bringen, und diese auch richtig priorisieren.
- Pomodoro-Technik: Der italienische Unternehmer Francesco Cirillo hat nicht seine Aufgaben priorisiert, sondern eingeteilt und somit diese bekannte Methode entwickelt. Sie sollten laut ihm 25 Minuten konzentriert arbeiten, danach können Sie sich fünf Minuten Pause nehmen. So können Sie den ganzen Tag konzentriert bleiben und Ihre Aufgaben schnell und effizient erledigen.
