Elektronische Rechnungen richtig einsetzen

Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen?

Elektronische Rechnungen sparen gegenüber der Papierrechnung viel Zeit und Geld: Die Kosten für Porto, Umschläge etc. entfallen, die Übermittlung geht wesentlich schneller und es braucht keine platzraubende Ablage der ausgedruckten Papierbelege. Die Umwelt und die Ressourcen schont das Ganze somit auch noch.

Welche Besonderheiten muss ich bei einer elektronischen Rechnung beachten?

Grundsätzlich müssen elektronische Rechnungen die gleichen steuerlichen Pflichtangaben wie Papierrechnungen enthalten. Umsatzsteuerrechtlich unterscheiden Papier- und elektronische Rechnungen sich nicht, das regelt § 14 UStG. Darin findest Du im Einzelnen, wann eine elektronische Rechnung als solche gilt und auch nochmal welche Formalien zu berücksichtigen sind.

Eine wichtige Besonderheit: Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung erfordert gesetzlich die Zustimmung des Empfängers. Diese kann vorab schriftlich eingeholt werden. Hierbei kann beispielsweise auch festgelegt werden, ob eine digitale Signatur (seit Mitte 2011 nicht mehr zwingend erforderlich) eingesetzt wird o. ä. Der einfachere Weg: Es reicht, wenn der Empfänger die Rechnung bezahlt. Das gilt als „stillschweigende Zustimmung“.

In welcher Form kann ich elektronische Rechnungen verschicken?

Elektronische Rechnungen können auf den verschiedensten Wegen übermittelt werden, zum Beispiel als E-Mail (mit und ohne PDF- oder Textanhang), über Computer-Fax oder Fax-Server, als Web-Download oder via De-Mail / E-Post. Zu beachten ist aber: Rechnungen, die an Standard-Faxgeräte gesendet werden, gelten nicht als elektronische Rechnungen und müssen anders aufbewahrt werden.

Wie archiviere ich elektronische Eingangsrechnungen korrekt?

Prinzipiell greifen bei elektronischen Rechnungen die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Es gelten darüber hinaus aber folgende zusätzliche Regeln:

Die elektronischen Belege müssen zwingend in ihrem ursprünglichen Format gesichert werden. Das heißt, druckst Du Dir die Rechnung aus, bist Du nicht davon entbunden, die ursprüngliche Datei auch elektronisch aufzubewahren. Die Art dieser Archivierung muss zum einen sicherstellen, dass die Rechnung ohne Einschränkungen, während des gesamten Zeitraums der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, lesbar ist und zum anderen darf der Datenträger, auf dem das Medium aufbewahrt wird, keine nachträglichen Veränderungen zulassen.

Unterschätzen Sie diese Anforderung nicht – im Falle einer Betriebsprüfung könnte es sonst zu unbequemen Herausforderungen kommen.

Was ist eigentlich eine E-Rechnung oder XRechnung? Brauche ich das?

Die E-Rechnung ist eine Sonderform der elektronischen Rechnung. Im Gegensatz zur PDF-Rechnung muss sie nach EU-Norm in einem strukturierten Format ausgestellt und übermittelt werden. Durch das spezielle Dateiformat können die Rechnungsdaten direkt elektronisch weiterverarbeitet werden, bspw. durch eine Buchhaltungssoftware – ohne dass ein Mensch die Daten erst übertragen muss wie bei einem PDF. In Deutschland gilt für E-Rechnungen der Standard XRechnung. Elektronische Rechnungen an die Bundesverwaltung dürfen seit Ende November 2020 nur noch nach diesen Spezifikationen übermittelt werden. Wer also beispielsweise mit Bundesbehörden zusammenarbeitet, sollte sich jetzt schon mit dem Thema beschäftigen. Für alle anderen wird die E-Rechnung mit fortschreitender Digitalisierung perspektivisch interessant.

Wenn Sie XRechnungen erstellen wollen, dann könnte Ihnen die Buchhaltungssoftware Billomat helfen.